L'integrazione tra HubSpot e magnews nasce per rendere fluido il passaggio di informazioni tra il tuo CRM e la piattaforma di invio, garantendo un database sempre popolato, aggiornato e pronto per le tue campagne di marketing automation.
Ecco come puoi personalizzare l'importazione per adattarla perfettamente alle tue esigenze operative.
Dalla card Importazione contatti su magnews puoi gestire tutte le operazioni principali.
In particolare:
- Impostazioni → per definire regole di import, filtri e comportamento della sincronizzazione
- Mapping campi → per configurare la corrispondenza tra campi HubSpot e magnews
- Avvia importazione ora → per eseguire subito un import manuale
- Pianifica → per pianificare l’import automatico
Mapping dei campi
In questa fase definisci come collegare i dati tra HubSpot e magnews.
Puoi associare ogni proprietà di HubSpot a un campo del database magnews, così da decidere esattamente quali informazioni importare e dove salvarle.
Hai a disposizione sia:
- i dati dei contatti (es. email, nome, cognome, lifecycle stage)
- sia i dati aziendali, riconoscibili perché i campi iniziano con “COMPANY -”
Questo ti permette di portare in magnews i dati base (come email, nome, cognome), campi personalizzati utili per segmentazioni e campagne, ma anche informazioni di contesto aziendale (come nome azienda, settore, ..).
Gestione degli errori e pulizia dei dati
Per mantenere alta la qualità del database, il sistema ti offre il pieno controllo sulla gestione degli errori. Se un dato proveniente da HubSpot non è valido (ad esempio un formato data errato o un valore non previsto), puoi decidere preventivamente come deve comportarsi l'import in caso di errore:
- Scartare l'intero contatto per evitare record incompleti (opzione Non aggiornare il contatto).
- Ignorare solo il campo specifico, procedendo comunque con l'aggiornamento degli altri dati (opzione Non modificare il campo).
- Inserire un valore vuoto (opzione Svuota il campo).
Trascodifiche: parlare la stessa lingua
Spesso i valori dei campi in HubSpot e magnews non coincidono perfettamente, soprattutto nei campi con valori predefiniti. Le trascodifiche servono proprio a questo: trasformare i valori durante l’import, così che siano coerenti con il modello dati di magnews.
Puoi configurarle dal pulsante accanto al campo magnews nel mapping.
Le trascodifiche si applicano solo ai campi a scelta singola o multipla non a tutti i tipi di campo.
Come funzionano? Esempio:
Yes→SìNo→No
Puoi definire un valore di default da usare quando:
- il valore proveniente da HubSpot non è mappato
- oppure è vuoto o non riconosciuto
È utile per evitare campi vuoti e mantenere coerenza nei dati.
Attivando l’opzione “Aggiungi valori mancanti”: se in HubSpot viene introdotto un nuovo valore dopo la configurazione iniziale, magnews lo aggiunge automaticamente tra i valori disponibili del campo, usando la stessa etichetta.
Questo evita errori di import e ti permette di gestire evoluzioni del modello dati senza dover aggiornare manualmente il mapping ogni volta.
Filtri avanzati per un'importazione mirata
Non sempre ha senso importare tutti i contatti da HubSpot.
Nelle Impostazioni avanzate puoi decidere in modo preciso quali contatti sincronizzare e con quali regole.
Accedi a queste opzioni dal pulsante Impostazioni nella card Importazione contatti su magnews.
Scegli quali contatti aggiornare
La prima scelta riguarda quali contatti possono essere aggiornati su magnews:
- Tutti i contatti → vengono creati nuovi contatti e aggiornati quelli esistenti
- Solo contatti già presenti → vengono aggiornati solo i contatti già presenti in magnews (non ne vengono creati di nuovi)
- Solo nuovi contatti → vengono importati solo i nuovi contatti, senza aggiornare quelli esistenti
Un contatto è considerato già presente se esiste, nel database magnews selezionato, un contatto con la stessa email.
Questa impostazione è utile per controllare il comportamento della sincronizzazione ed evitare aggiornamenti indesiderati. Il criterio per capire la presenza di un contatto è la mail
Aggiornamento dati aziendali per dominio
Attivando “Aggiorna i dati aziendali dei contatti che hanno lo stesso dominio”, magnews aggiorna automaticamente le informazioni aziendali dei contatti basandosi sul dominio dell’email (es. @azienda.com).
Per stabilire quali dati importare, viene utilizzato il mapping già definito aggiornando solo i campi aziendali, cioè quelli mappati con campi HubSpot del tipo “COMPANY -”, senza modificare i dati anagrafici del contatto.
È utile quando vuoi mantenere allineati i dati aziendali anche per contatti che non hanno un collegamento esplicito alla company in HubSpot.
Filtrare i contatti da importare
Se vuoi importare solo una parte del database, puoi attivare un filtro: “Aggiorna su magnews solo i contatti di HubSpot che corrispondono al filtro”.
Puoi costruire uno o più filtri scegliendo:
- una proprietà HubSpot (es. Lifecycle Stage)
- un operatore (es. “Uguale a”)
- un valore (es. “Sales Ready Lead”)
In questo modo puoi, ad esempio:
- importare solo contatti in uno specifico stato del funnel
- escludere contatti non attivi o senza consenso
- limitare l’import a segmenti specifici (settore, area geografica, ecc.)
Queste impostazioni ti permettono di avere un controllo molto preciso sulla sincronizzazione, evitando import inutili e lavorando solo sui contatti davvero rilevanti.
Pianificare l’importazione automatica
Per evitare di eseguire manualmente l’import dei contatti ogni volta, puoi attivare una sincronizzazione automatica.
Dalla card Importazione contatti su magnews, clicca su Pianifica per aprire le impostazioni di schedulazione.
Attivare l’import periodico
Nel modale puoi attivare l’opzione: “Abilita importazione periodica”
Una volta attiva, magnews eseguirà automaticamente l’import dei contatti da HubSpot secondo la pianificazione che imposti.
Puoi definire nel dettaglio quando eseguire l’import:
- Giorni della settimana → selezioni i giorni in cui deve partire la sincronizzazione (es. solo giorni lavorativi)
- Orari di esecuzione → imposti uno o più orari durante la giornata (es. 02:00 di notte)
Puoi aggiungere più orari, ad esempio per avere più sincronizzazioni nello stesso giorno.
Dalla card principale dell'import, puoi sempre vedere:
- quando è stata eseguita l’ultima importazione
- avviare comunque un’import manuale con “Avvia importazione ora”, se necessario