Marketing automation con i workflow: da dove cominciare

Essenziali per le tue strategie di marketing automation, i workflow ti consentono di realizzare semplici e-mail automatizzate, ma anche complesse automazioni multicanale.

Si tratta di sequenze di azioni che includono l'invio di e-mail e SMS, che si attivano dopo un'azione specifica di un contatto. Per esempio, parliamo della compilazione di form di iscrizione alla newsletter, acquisti o carrelli abbandonati. Tutti i dati sincronizzati con il tuo account magnews possono essere utilizzati per l'attivazione dei workflow.

Ma da dove cominciare? In questo articolo ti spiegheremo cosa c'è dentro un workflow, fornendoti i suggerimenti e guidandoti alla scoperta dei trucchi necessari per utilizzarli con successo, Infine, vedremo insieme un esempio di un semplice workflow per un flusso di benvenuto.

Prima di iniziare

Ecco alcuni aspetti da tenere a mente prima di iniziare.

• Determina l'obiettivo. Il primo passo per mettere a punto un workflow efficace è pensare a un obiettivo generale. Vuoi acquisire nuovi lead? Curare i contatti già presenti nel database? O ancora, desideri disegnare un flusso di riattivazione? Avere un obiettivo chiaro ti permette di orientare l'intera comunicazione e rende più semplice creare il flusso. Per questa ragione, troverai anche i template già disponibili in magnews organizzati per obiettivo.
• Pensa alla tua strategia. Quali sono i contatti ingaggiati? Dove inizia il flusso, e quando finisce? Quali i passaggi intermedi.

Rispondere a queste domande all'inizio del processo fornisce una chiara direzione al tuo workflow, evitando che risulti dispersivo o troppo ridotto. Hai determinato questi aspetti? Allora è il momento di dar loro vita in magnews!

Newsletter vs workflow

Abbiamo visto cosa si intenda con workflow e quali aspetti considerare prima di crearne uno.

Nel mondo di magnews, è importante distinguere tra campagne e workflow.

Creare un nuovo workflow

Puoi creare un nuovo workflow da Journey Lab > Dashboard con il pulsante in alto a destra Crea. 

Se vuoi utilizzare un template, selezionalo tra quelli disponibili, altrimenti parti da un workflow vuoto.

L'interfaccia del designer

Quando entri nel designer, troverai subito una struttura chiara che ti aiuterà ad orientarti:

• In alto si trova l’header: a sinistra vedi il nome del workflow, il chip colorato che ne indica lo stato e l’icona che apre le impostazioni del workflow, dove puoi modificare nome, limiti di ingresso e altri dettagli. 
  A destra, hai le azioni principali come Salva, Pubblica, Avvia test e Valida. 
• Al centro si apre la board, lo spazio dove trascini e colleghi i componenti del workflow (chiamati "nodi" in magnews) e dove disegni il flusso passo dopo passo. 
  Questa area può essere completamente vuota se parti da zero oppure può già contenere alcuni nodi collegati tra loro quando scegli uno dei template disponibili in fase di creazione del workflow. 
  In alto a destra trovi anche i pulsanti di navigazione, utili per modificare lo zoom, selezionare più nodi insieme, aggiungere post-it e usare altre scorciatoie.
• A sinistra hai la sidebar con tutti i nodi disponibili, organizzati in diversi tab e con diversi colori a seconda del tipo o del comportamento: scegli quello che ti serve e portalo nella board.
• Quando selezioni un nodo già posizionato nella board, sulla destra compare una sidebar di configurazione del nodo: avendo diversi nodi disponibili tra cui scegliere, ognuno con le sue caratteristiche, il contenuto della sidebar cambierà in base al nodo selezionato.
  Ad esempio, se selezioni il nodo Attesa interazione messaggio, nella sidebar di destra vedrai una serie di opzioni, mentre se selezioni il nodo Invia messaggio troverai l’anteprima del messaggio insieme ad altre impostazioni.
  
  
  

Questi elementi ti guidano in modo naturale e la visualizzazione a blocchi rende molto più intuitivo seguire il flusso, leggere le ramificazioni e capire subito come si sviluppa il percorso dei contatti.

I nodi del workflow

Come abbiamo già detto, i workflow sono costituiti da una serie di componenti, o meglio nodi, che collegati tra loro compongono il flusso. Ne esistono di vario tipo:

• Gli eventi sono il modo per entrare in un workflow.
• Le azioni sono i passi necessari per il raggiungimento dell'obiettivo.
• Le decisioni dividono un flusso in due rami "Sì" o "No" (le uscite possono essere più di due).
• I nodi di attesa trattengono i contatti in una determinata fase del workflow.
• Le uscite portano i contatti fuori da un workflow.

Eventi

Un evento avvia l'esecuzione di un workflow per un contatto. Ciò accade:

• quando un nuovo contatto entra in magnews;
• quando viene registrato un aggiornamento di un campo del contatto, oppure si avvicina una data o un anniversario;
• quando magnews rileva un click su un pulsante, la visita di una pagina web, la compilazione di un questionario;
• quando è richiamato da un altro workflow oppure da una chiamata API.

In aggiunta, l'utente può attivare una richiesta manuale e forzare l'inserimento di alcuni contatti nel workflow.

Ogni volta in cui un contatto entra in un workflow, magnews crea un'apposita sessione: in questo modo inizia il "viaggio" del contatto attraverso il flusso, procedendo dall'alto verso il basso secondo il percorso tracciato dai nodi. La sessione termina con l'uscita dal flusso.

• Aggiungi un evento: selezionalo dalla lista Eventi e trascinalo nell'area di disegno.

Filtri evento

Apri l'evento in modifica con un click sull'icona "matita". Qui potrai aggiungere un filtro sull'evento e restringere i contatti che verranno ingaggiati dal workflow.

• Per esempio, potresti includere in un flusso di benvenuto solo i contatti che provengono dal form di iscrizione, selezionando la sorgente "Iscritto dal Web".

Azioni

I tuoi contatti vengono portati verso l'obiettivo tramite le azioni. Queste possono essere qualsiasi cosa: una comunicazione, l'aggiunta a una audience oppure la modifica di un campo del contatto.

Per esempio, puoi creare un'esperienza multicanale inviando una prima e-mail e quindi un SMS come secondo touch point. A tale scopo, può essere impiegata anche una custom audience di Facebook.

Per aggiungere un'azione, trascina dal tab Azioni il nodo nell'area di disegno. Consulta l'elenco completo delle azioni disponibili per saperne di più.

Decisioni

Le decisioni dividono il flusso in due rami, "Si" e "No". Permettono di personalizzare le comunicazioni e di eseguire azioni differenti sulla base di criteri quali:

• azioni del contatto: ha aperto o cliccato una email? Ha effettuato un acquisto o visitato una pagina web?
• attributi del contatto: quanti anni ha il contatto? Quali sono i suoi interessi?

Alcuni nodi hanno più di due uscite, come il nodo "Interazione messaggio", che verifica gli eventi registrati su una comunicazione.

Le decisioni sono valutate nel momento in cui il contatto passa dal nodo del workflow, consentendo di reagire di conseguenza.

Consulta l'elenco completo delle decisioni.

Nodi di attesa

I nodi di attesa permettono di sospendere la sessione di un contatto nel workflow per un periodo limitato di tempo.

Per esempio, hai inviato una e-mail con un coupon per incoraggiare un contatto ad acquistare. Attendi un giorno per verificare se la email è stata aperta, quindi altri tre per controllare se ha effettuato un acquisto.

Senza nodi di attesa, il workflow esegue le azioni e le decisioni una di seguito all'altra, senza lasciare al contatto il tempo necessario.

Seleziona un nodo di attesa (sono riconoscibili per il loro colore arancione) sotto l'elenco delle decisioni e imposta il tempo in configurazione. Per maggiori dettagli, vai alla pagina dedicata.

Un workflow di esempio

In questo workflow di esempio utilizzerai un evento, un'azione, un'attesa e la verifica di interazione con un messaggio. Potremo darte così un po' di contesto ai componenti di base dei workflow che abbiamo prima introdotto.

L'obiettivo del flusso è sfruttare una ricorrenza come evento per far entrare i contatti nel workflow.

• Trascina nel design un nodo evento di tipo "Anniversario contatto". Seleziona il database dove risiedono i contatti e il campo che ospita la ricorrenza speciale. In alternativa al compleanno puoi utilizzare la data in cui il contatto si è registrato al tuo sito. È una ricorrenza importante per te che vuoi ricordarti di ogni persona entrata a far parte della tua community.
• Aggiungi un nodo di invia messaggio, e rendi personale il contenuto utilizzando i dati del contatto. Sfrutta questo momento di contatto per festeggiare l'evento, un coupon di sconto da usare nel mese potrà rendere gli auguri più accativanti.
• Trascina un nodo di attesa. Imposta tre giorni come attesa prima di procedere, è il tempo che lascerai al contatto di agire prima di verificare l’esito

Aggiungi un nodo di verifica interazione messaggio dalla sezione delle Decisioni, e due nodi di uscita.

• Imposta la prima uscita con esito positivo e collegala alle azioni di click o apertura della email: il contatto ha interagito con il tuo messaggio!
• In caso contrario, collega il nodo con l’uscita con esito negativo.

Questo semplice workflow attiva un momento di contatto personale in un momento importante anche per le persone della tua community.

Puoi ricreare il workflow su magnews, seguendo passo passo le istruzioni qui sopra, oppure selezionare questo workflow già pronto dai template disponibili su magnews. Soprattutto all’inizio è più facile partire da un flusso già impostato da magnews, a te aggiungere il contenuto che più ti rappresenta.