I nodi di tipo evento che lavorano sulle tabelle dati permettono di avviare workflow basati su record esterni al profilo del contatto, come ordini, polizze, iscrizioni o qualsiasi altro dataset collegato.
Puoi utilizzare questi nodi per creare automazioni basate sui dati, reagire a eventi presenti nei tuoi sistemi esterni e personalizzare le comunicazioni con le informazioni contenute nelle tabelle dati.
Alcuni esempi comuni sono:
- Attivare percorsi di riacquisto utilizzando i dati dello storico ordini di un eCommerce
- Inviare promemoria prima della scadenza di una polizza assicurativa utilizzando i dati memorizzati in tabella dati
- Personalizzare le comunicazioni con informazioni presenti nei singoli record, come prodotti acquistati, numeri di polizza o altri dati specifici
In questo articolo vedremo:
- Il nodo Nuovo evento dati, che reagisce all’inserimento di nuovi record
- Il nodo Filtro periodico dati, che esegue controlli periodici sulle tabelle dati per individuare i record rilevanti
Se non vedi i nodi Nuovo evento dati o Filtro periodico dati nel designer del workflow, verifica che siano presenti:
- Almeno una tabella dati
- Almeno un campo di associazione tra contatto ed estensione contatto
I nodi diventano disponibili solo dopo aver collegato i contatti a una tabella dati tramite un campo di associazione. Scopri come fare.
Nuovo evento dati
Usa questo nodo quando vuoi avviare un workflow in seguito alla creazione di nuovi record in una tabella dati, ad esempio nuovi ordini, nuove iscrizioni o nuove polizze.
Puoi utilizzare due modalità di configurazione: semplice e avanzata.
Il nodo inizia a funzionare solo dopo l’attivazione del workflow.
Trattandosi di un trigger basato su eventi dinamici, non puoi eseguire un test manuale del nodo prima dell’attivazione: il test coincide con una reale sessione del workflow.
Dopo l’attivazione, se non vedi entrare subito il contatto nel workflow, attendi qualche minuto: l’elaborazione dei nuovi record potrebbe non essere immediata.
Modalità semplice
Configura il nodo nella modalità semplice:
- Seleziona il campo di associazione che collega il contatto alla tabella dati. Ad esempio, per un trigger sulla tabella degli ordini si seleziona il campo contatti che collega il contatto ai suoi articoli ordinati.
- Filtra gli elementi della tabella dati, per non considerare tutti i record indistintamente, ma solo alcuni. Ad esempio, filtra gli ordini degli ultimi 90 giorni.
Indica il campo che contiene la data dell’evento, cioè la data di creazione del record nella tabella dati. Il campo deve essere di tipo "Data e ora" e non "Data".
Il nodo considera come "nuovi eventi" solo i record con data successiva all’attivazione del workflow. Per questo motivo, i contatti associati a record con una data precedente all’attivazione non entreranno nel workflow.
Se la tabella dati non contiene un campo di questo tipo, usa il nodo Filtro periodico dati.
Puoi anche selezionare i campi della tabella dati da rendere disponibili nella sessione del workflow per utilizzare i valori del record in altri nodi del workflow o nei contenuti delle comunicazioni.
Per ogni campo selezionato, magnews crea automaticamente una variabile di workflow composta dal nome della tabella e dal nome del campo.
Ad esempio, se la tabella è ordini e il campo è numeroordini, viene creata la variabile ordini_numeroordini.
Le variabili diventano disponibili dopo l’attivazione del workflow.
Puoi utilizzare queste variabili:
- Nell'espressione di un nodo di verifica condizione, usando la sintassi workflow.values.ordini_numeroordini
- Nei contenuti delle comunicazioni, usando il segnaposto [workflow:ordini_numeroordini]
In questo modo puoi, ad esempio, personalizzare un’email con i dati dell’ordine oppure creare percorsi diversi nel workflow in base ai valori presenti nella tabella dati.
Infine, puoi indicare se far entrare nel workflow solo i contatti iscritti.
Modalità avanzata
La modalità avanzata offre un maggiore controllo sulla configurazione del nodo.
Usala quando vuoi scegliere esplicitamente il database da cui far entrare i contatti nel workflow e indicare quale campo della tabella dati identifica il contatto associato a ciascun record.
Configura il nodo specificando:
- Il database a cui appartiene il contatto che entrerà nel workflow
- La tabella dati da utilizzare
- Il campo della tabella dati che identifica il contatto
- Il campo che contiene la data dell’elemento, utilizzata dal workflow per identificare i nuovi record.
Anche in questo caso, il campo deve essere di tipo "Data e ora" e il valore deve essere successivo all’attivazione del workflow.
Se la tabella dati non contiene un campo di questo tipo, usa il nodo Filtro periodico dati.
Puoi inoltre:
- Aggiungere filtri per considerare solo determinati record della tabella dati
- Selezionare i campi da utilizzare nella sessione del workflow, così da renderli disponibili in altri nodi e nei contenuti delle comunicazioni
- Scegliere se fare entrare nel workflow solo i contatti iscritti al database selezionato
La gestione di filtri e campi della sessione funziona nello stesso modo descritto per la modalità semplice.
Il workflow è attivo ma non riceve sessioni?
Se non vedi entrare contatti nel workflow dopo l'attivazione, controlla che:
- Il campo selezionato come data dell'evento sia di tipo "Data e ora"
- I nuovi record abbiano una data successiva all'attivazione del workflow
- Gli eventuali filtri configurati nel nodo siano soddisfatti dai nuovi record
- Se hai attivato l'opzione "Il contatto entra solo se iscritto", il contatto risulti iscritto al database
- Se hai usato la modalità avanzata, il contatto associato al record esista nel database selezionato
Filtro periodico dati
Agisce sui contenuti delle tabelle dati eseguendo controlli programmati nel tempo. A differenza del nodo Nuovo evento dati, non si attiva quando viene creato un nuovo record, ma esegue un filtro periodico sulla tabella dati per individuare i record che soddisfano determinate condizioni.
Con il primo, il workflow si avvia a partire dai dati del contatto, mentre con il secondo, il workflow si avvia a partire dai dati delle tabelle dati.
Puoi utilizzare due modalità di configurazione: semplice e avanzata.
Modalità semplice
Configura il nodo nella modalità semplice:
- Seleziona il campo di associazione che collega il contatto alla tabella dati. Ad esempio, per un trigger sulla tabella degli ordini si seleziona il campo contatti che collega il contatto ai suoi articoli ordinati.
- Filtra gli elementi della tabella dati, per non considerare tutti i record indistintamente, ma solo alcuni. Ad esempio, filtra gli ordini di oggi di felpe.
- Scegli i campi della tabella dati che vuoi utilizzare all’interno del workflow (es. nelle condizioni o negli elementi di personalizzazione del contenuto). Per ogni campo selezionato sarà creata una variabile di workflow che contiene quell’informazione.
- Configura la periodicità di esecuzione del filtro, allo stesso modo e con gli stessi parametri con cui configuri il nodo “Filtro periodico”.
Modalità avanzata
La modalità avanzata permette di gestire modelli dati più articolati.
Presta attenzione a indicare nella query (SELECT) i campi che occorrono e il campo che contiene il contatto; puoi filtrare i record desiderati direttamente nella query aggiungendo una clausola del tipo (WHERE).