Per le entità Lead, Referenti e Account è possibile definire una configurazione specifica di sincronizzazione. Nella pagina di Configurazione sulla destra compare la seguente context bar:
Configurazione Lead Salesforce
Cliccare sulla voce Lead del menu a destra.
Per aggiornare le impostazioni di configurazione per i Lead provenienti da Salesforce, cliccare sul link Aggiorna l’elenco completo dei campi da Salesforce. La pagina si ricarica come di seguito, sul tab Importazione:
Per l’entità Lead si consiglia di creare un database dedicato. Il campo chiave deve essere il Nome Utente, in modo che compaia nell’elenco tra i database di destinazione selezionabili:
impostare sempre il database di destinazione sulla piattaforma con il campo chiave
Nome utente case sensitive selezionando, nella sezione Gestione chiave primaria e indici la voce Considera maiuscole/minuscole per i valori del campo chiave primaria .Importazione/aggiornamento dei Lead
L’importazione/aggiornamento dei Lead può essere automatica e/o manuale.
- L'importazione automatica è un’operazione periodica, che viene eseguita ogni tot ore (es. 24), per la quale possono essere definite data e ora di prossima esecuzione:
- L’importazione manuale è un’operazione su richiesta, che può essere eseguita nella pagina Stato sincronizzazione, raggiungibile nella context bar presente in alto a destra
- oppure seguendo nel menu il percorso
Gestione > Salesforce > Stato sincronizzazione
In questa pagina, per eseguire l’importazione dei Lead, è sufficiente cliccare sul pulsante Importa adesso:
I destinatari possono essere sincronizzati anche al momento dell’importazione di una campagna Salesforce (vedi il paragrafo dedicato alla sincronizzazione delle campagne).
Opzioni di configurazione dei Lead
Possono essere configurate delle opzioni, quali:
- l’invio di un messaggio di benvenuto ai nuovi Lead importati
Il messaggio di benvenuto è inviato soltanto ai contatti che sono importati e inseriti per la prima volta sulla piattaforma con stato Iscritto.
- il non aggiornamento dei Lead già presenti nel database
- Quando questa opzione è attiva, in fase di importazione, la piattaforma “considera” soltanto i contatti che non sono ancora presenti sul database (sono quindi ignorati i contatti già presenti).
- Disiscrivere tutti i Lead che su Salesforce sono stati eliminati
Filtro di importazione
L’abilitazione e definizione di un filtro di importazione, con una o più condizioni, permette di includere o escludere dei contatti dalle operazioni di importazione/aggiornamento, in base a campi di Salesforce:
È possibile impostare il filtro in modo tale che siano considerate tutte le condizioni o almeno una:
Le condizioni sono aggiunte cliccando sul pulsante Aggiungi condizione e sono visualizzati tutti i campi presenti in Salesforce, insieme agli operatori logici:
Con il pulsante Conta è possibile verificare quanti contatti di Salesforce soddisfano - nel momento del click - il filtro impostato.
Esempio di filtro di importazione.
Questo filtro importa soltanto i contatti che hanno email e/o una categorizzazione della fonte lead diversa da other.
Se è modificato il filtro di importazione dopo che le entità sono state importate, i contatti già presenti sulla piattaforma non saranno rimossi/esclusi.
Ritorno su Salesforce degli errori di importazione
Questa funzionalità permette di aggiornare su dei campi personalizzati delle entità di Salesforce lo stato dell’ultima sincronizzazione
Come riportato nel manuale Platform-SalesforceConnector_prerequisites, sulla propria installazione Salesforce è necessario creare i campi utili - per l’entità Lead – per accogliere le informazioni esportate dal connector:
Mapping dei campi Saleforce in campi della piattaforma
Su Salesforce sono gestiti dei campi - di diversa tipologia - che permettono di raccogliere informazioni personali e di profilazione sui Lead. Allo stesso modo, anche la piattaforma permette di gestire e configurare un elenco di campi - anch’essi di diversa tipologia.
Le diverse tipologie di campi su Salesforce sono:
- String
- Textarea
- Url
- Phone
- Boolean
- Integer
- Double
- Percent
- Currency
- Number
- Date
- DateTime
- Picklist
- Multi Picklist
Le diverse tipologie di campi sulla piattaforma sono:
- Testo (string)
- Testo multilinea (string)
- Si/no (boolean)
- Numero (intero o decimale)
- Data (data o data e ora)
- Elenco di valori (enum)
- Elenco di valori a selezione multipla (enum multivalue)
Di seguito un esempio di configurazione di default
Con il pulsante Aggiungi un’associazione è possibile mappare altri campi tra Salesforce e la piattaforma:
Per ogni tipologia di campo di Salesforce (es. string), il sistema propone soltanto i campi il cui tipo di dato è convertibile sulla piattaforma (es. testo).
Per le conversioni dai campi Picklist (Salesforce) ai campi di tipo Elenco di valori (piattaforma), è necessario definire una tabella di transcodifica. Ogni valore del campo di Salesforce può essere associato a un valore del campo della piattaforma. Per i valori non associati nella tabella, è utilizzato il valore di default:
Per comodità, si riporta di seguito una tabella riassuntiva che illustra le associazioni dei campi Salesforce e piattaforma per l’attività di importazione:
Esportazione dei Lead
Nel tab Esportazione è possibile attivare l’opzione Abilita esportazione:
Questa funzionalità permette di esportare campi (es. con dati statistici) dalla piattaforma a Salesforce.
L'esportazione può essere automatica:
e/o manuale seguendo il percorso
Gestione > Salesforce > Stato sincronizzazione:
Opzioni
Nella sezione Opzioni puoi configurare un filtro di esportazione che restringerà la selezione delle informazioni da esportare.
Per applicarlo, attiva l'opzione Abilita filtro di esportazione.
Ti verrà mostrato il pulsante Modifica filtro mediante il quale potrai creare le condizioni da applicare al tuo database.
Una volta completata la sua configurazione, clicca su Applica modifiche per registrare le tue preferenze.
A questo punto il filtro sarà applicato alle successive esportazioni.
Cliccando sul pulsante Conta contatti del filtro potrai sapere quanti contatti saranno selezionati alla prossima esportazione.
Il filtro non può modifiare la scelta del database e del tipo di entità (Account/Contatti/Referenti) configurati nelle impostazioni. Inoltre di default vengono selezionati tutti i contatti indipendentemente dal loro stato.
Il mapping dei campi avviene in modo simile rispetto a quello illustrato per l’attività di importazione:
Non è possibile mappare lo stesso campo Salesforce sia in fase di importazione che di esportazione.
A titolo di esempio, si riporta di seguito un esempio di tipologia di campi che si possono mappare per l’esportazione dati da piattaforma a Salesforce:
Per comodità, si riporta di seguito una tabella riassuntiva che illustra le associazioni dei campi di Salesforce e della piattaforma per l’attività di esportazione:
Configurazione Referenti Salesforce
Valgono le stesse considerazioni inserite per i Lead.
Configurazione Account Salesforce
Valgono le stesse considerazioni inserite per i Lead.
Eventi Post-compilazione
Quando un contatto si disiscrive, sulla piattaforma passa dallo stato "Iscritto" allo stato "Disiscritto" ma questa informazione non viene riportata su Salesforce durante le sincronizzazioni giornaliere e potrebbe verificarsi l’involontaria riattivazione del contatto.
Un modo per tenere aggiornato Salesforce sullo stato di iscrizione dei contatti è la creazione di un campo custom ad hoc sui contatti Salesforce (entità Lead / Account / Referente) e la successiva valorizzazione durante la disiscrizione dalla newsletter.
Segui questi passaggi:
- Crea un campo checkbox su Salesforce sull’entità (Lead, Account, Referente) che stai configurando (ad esempio newsletter_subscribe) e rendilo attivo per tutti i contatti che vuoi importare sulla piattaforma.
- Attiva l’opzione Discrivere i contatti se non sono presenti sul CRM o esclusi dal filtro di import
- Aggiungi la condizione dal pulsante Aggiungi condizione (ad esempio: Campo Salesforce: newsletter_subscribe, Operatore "Uguale a"; Valore: "Vero")
- Attiva l’opzione Abilita filtro di importazione, con l’azione “Escludi” e la condizione “Almeno una condizione è vera”
Esempio:
- Per inserire l’azione Modifica un campo su Salesforce , accedi alla pagina del flusso di discrizione del database (ricorda che la disiscrizione dipende sempre dal database in cui si trovano i contatti, nel caso dell’esempio sopra riportato, abbiamo applicato il filtro di esclusione all’entità Salesforce Referenti, che ha come Database di destinazione Salesforce Referenti):
Contatti > Database > Salesforce Referenti > Flussi per i Contatti > Disiscrizione - Clicca sul flusso di disiscrizione dalla matita di modifica degli stili
- Entrando nel singolo flusso, dal Tab Risultato si va alla view di modifica della pagina form e da qui clicca sul pulsante di modifica della Conferma
- Nella pagina che si apre scegli l’azione Modifica un campo su Salesforce
- Nella schermata che si aprirà, inserisci:
- Nel campo dell'Entità: il tipo di contatto su Salesforce, nel nostro esempio Referente;
- Nel Campo: il nome dell’ID che puoi recuperare dal campo su Salesforce (nel nostro esempio newsletter_subscribe__c);
- Nel campo Valore: il valore da assegnare al campo, nel nostro caso “false” (i valori per i campi booleani sono: “true” / “false”).
La logica di non reimportazione è a carico quindi dell'Amministratore che dovrà inserire nella configurazione della sincronizzazione un apposito filtro di importazione su quel campo. Nell’esempio i contatti con il campo “newsletter_subscribe=true” su Salesforce vengono in un primo momento importati sulla piattaforma. Ma se un contatto riceve la newsletter e clicca sul pulsante di disiscrizione, questo causa la disiscrizione dalla piattaforma e contestualmente l’aggiornamento del campo “newsletter_subscribe=false” su Salesforce.
Alla successiva sincronizzazione il contatto non viene più reimportato sulla piattaforma perché escluso dal filtro di importazione, che non riscontra più la condizione “newsletter_subscribe=true”.
Se il contatto nel frattempo è tornato attivo, viene disiscritto durante la sincronizzazione per azione dell’opzione Disiscrivere i contatti se non sono presenti sul CRM o esclusi dal filtro di import, in modo che giornalmente i disiscritti non tornino iscritti.