Come configurare un form con rilascio di Privacy Policy e gestione dedicata del consenso per finalità di marketing

Disclaimer

Introduzione

La corretta gestione dei dati personali è un pilastro fondamentale del GDPR. Per garantire la conformità normativa, la raccolta delle informazioni tramite form online richiede una struttura tecnica e informativa precisa. L'attenzione delle Autorità di Controllo si è estesa in modo significativo ai cosiddetti tracking pixel (pixel di tracciamento) nelle email. Il Provvedimento del 17 aprile 2026 del Garante per la protezione dei dati personali, recante le Linee Guida in materia di utilizzo di tracking pixel nelle comunicazioni di posta elettronica (“Linee Guida”), ha stabilito regole stringenti: queste tecnologie invisibili capaci di registrare l'apertura delle email rientrano pienamente nell'alveo dell'Articolo 122 del Codice Privacy (che recepisce in Italia la disciplina della direttiva c.d. e-Privacy). Ciò significa che, fatte salve le eventuali deroghe previste dalle Linee Guida, occorre l'acquisizione di un consenso esplicito e informato da parte dell'utente all’impiego di tali traccianti; consenso che sempre secondo le Linee Guida potrebbe essere ricompreso in quello per la finalità promozionali/marketing.

Questa guida illustra come configurare in modo pratico un modulo in cui l’utente deve poter confermare la presa visione della Privacy Policy, all’interno della quale occorre che vengano riportate informazioni chiare ed esplicite in merito alle funzionalità di tracciamento delle interazioni con i messaggi, come aperture e click email. Inoltre, verranno descritte le modalità di corretta gestione dei campi anagrafici e del consenso per l’invio di comunicazioni promozionali e sulla gestione dei tracciamenti all’interno di magnews, in linea con i requisiti di privacy by design.

Nell’esempio che segue si è deciso di descrivere le modalità di configurazione di un form per l’iscrizione alla newsletter; tuttavia, è possibile tenere in considerazione queste indicazioni anche per la configurazione di altri moduli che prevedono la raccolta dell’indirizzo email e del consenso per finalità di marketing (ad esempio modulo di registrazione al sito, richiesta di una demo o moduli analoghi).

In questo scenario, il form preso in considerazione si articola in tre sezioni principali:

• Dati anagrafici: la prima parte è dedicata alla raccolta delle informazioni identificative del contatto.
• Presa visione della Privacy Policy: la seconda parte consente all’utente di dichiarare di aver letto e compreso l’informativa, nella quale sono descritte anche le modalità di tracciamento delle interazioni con i messaggi.
• Consenso privacy per finalità di marketing, che include anche il tracciamento mediante pixel: la terza parte analizzerà il consenso per l’invio di comunicazioni promozionali, all’interno del quale potrebbe rientrare il trattamento svolto attraverso i pixel di tracciamento nelle email.

Informazioni anagrafiche e campo privacy

I campi del form da cui acquisire informazioni anagrafiche sul contatto potrebbero essere, ad esempio:

• Nome
• Cognome
• Email
• Regione

Per dimostrare di aver correttamente informato gli interessati, il form può prevedere una checkbox che consenta all'utente di:

• dichiarare di aver letto la Privacy Policy e accettato i Termini d’Uso del sito se predisposti;
• rilasciare il consenso al trattamento dei dati per l'invio di comunicazioni promozionali e tracciamento.

Inoltre, è necessario che le informazioni relative ai trattamenti svolti e al tracciamento attraverso i pixel siano riportate in modo chiaro ed esplicito all’interno della Privacy Policy.

Resta salva la facoltà di poter inserire anche ulteriori campi per la raccolta di eventuali ulteriori consensi (es.: per finalità di profilazione, comunicazione dei dati a terzi, ecc.).

In più, è presente un campo di controllo di tipo CAPTCHA:

È possibile collegare, se necessario, i campi del form a specifici campi del database, per salvare le preferenze ed i dati dei contatti.

Ti ricordiamo che per collegare il valore del campo di un form ad un campo del database è sufficiente, nella finestra Generale delle sue proprietà, selezionare dalla tendina dell'opzione Collega a un campo contatto quello in cui il valore sarà scritto:

Approfondisci l'articolo Come creare un form di iscrizione per maggiori dettagli e informazioni in merito ai passaggi necessari per creare da zero un form di iscrizione.

Informativa sulla privacy

È necessario che, nella stessa pagina del form o in pagina ad essa linkata, sia presente il testo completo dell'informativa sulla privacy.

In questo scenario, l’informativa deve descrivere in modo chiaro anche le funzionalità di tracciamento delle interazioni con i messaggi, ad esempio aperture e click email, specificando le finalità del trattamento e le modalità con cui tali informazioni vengono raccolte e utilizzate.

Consenso per finalità di marketing

In magnews, il consenso relativo alla finalità di marketing delle interazioni del contatto può essere gestito tramite il campo condiviso di sistema Rifiuta il tracciamento (ID: NOTRACK).

Questo campo può assumere i seguenti valori:

• Sì: non saranno considerati i click e le aperture del contatto;
• No: saranno tracciate le attività del contatto;
• Non definito: è il valore di default impostato in magnews. In questo caso, non è esplicitato un comportamento diverso e le attività del contatto sono tracciate.

Nota
Il valore di default sarà utilizzato per i nuovi contatti quando non dichiarato un valore diverso. Ad esempio, se in un'importazione di contatti viene associato il valore per il campo Rifiuta il tracciamento, allora sarà usato il valore esplicitato nel file.

Nella scheda del contatto è possibile visualizzare il valore nella sezione Impostazioni. Il campo di riferimento si chiama Rifiuta il tracciamento:

Seguendo il percorso Profile Studio > Database Globale > Dashboard > Setup accederai alla sezione generale impostazioni di default dei database, dove è presente la sezione Privacy.
Le preferenze della sezione Tracciamento dei contatti, in particolar modo, sono legate ai valori che assume il campo Rifiuta il tracciamento.

Nel caso in cui il valore del campo Rifiuta il tracciamento sia uguale a Sì, in questa pagina puoi decidere tra le opzioni:

• Registra gli eventi senza renderli visibili all'utente
  i dati dei contatti saranno utilizzati solo per i report aggregati, dai quali non sarà comunque possibile risalire alle informazioni del contatto.
  Nella scheda del contatto verranno quindi nascosti alcuni tab (es. Conversioni, Attività, ...) in cui sono riportati i suoi dati aggregati ed i valori dei campi per i quali è stata attivata l'opzione Anonimizza valori del campo su richiesta di disiscrizione, (nello screen sottostante l'opzione è stata attivata per il campo email):

  

• Non registrare gli eventi
  non sarà tracciato nessun dato relativo al singolo contatto, né per finalità di profilazione né come dato aggregato per report o statistiche.

Configurare il campo dell'informativa sulla Privacy

Per la casella di controllo relativa alla presa visione della Privacy Policy, accedi alle impostazioni del campo form e verifica che:

• il campo non sia precompilato;
• il testo rimandi chiaramente alla Privacy Policy;
• il campo sia obbligatorio, se la presa visione della Privacy Policy è necessaria per completare l’iscrizione.

Configurare il campo del consenso per finalità di marketing

Per la casella di controllo relativa al consenso per finalità di marketing e tracciamento, accedi alle impostazioni del campo form e verifica che:

• il campo non sia precompilato;
• il campo non sia obbligatorio.

Inoltre, è necessario salvare un valore specifico nel campo di sistema Rifiuta il tracciamento.
Quando un contatto dice Sì al tracciamento delle interazioni (es. apertura e/o click di messaggi), nel campo Rifiuta il tracciamento dovrà essere salvato il valore No.

Per ottenere questo risultato, nelle impostazioni della casella di controllo "Acconsento al trattamento dei miei dati personali per l'invio di comunicazioni promozionali, incluso il tracciamento delle interazioni con le comunicazioni (es. aperture e click)", bisogna:

• Impostare a "Sì (selezionato)" il Valore precompilato
• Attivare l'opzione Collega a campo contatto
• Selezionare il campo Rifiuta il tracciamento
• Attivare l'opzione Inverti il significato della casella

Entra ora nel pulsante di conferma "Invia" e assicurati che siano presenti le azioni:

• Iscrivi contatto
• Salva i campi collegati sul contatto
• Completa risposta
• Vai alla pagina finale
• Invia email: questa azione è opzionale, inseriscila se desideri inviare al contatto un'email per confermare l'avvenuta iscrizione

Ti ricordiamo di leggere l'articolo Come creare un form di iscrizione per maggiori dettagli e informazioni in merito ai passaggi necessari per creare da zero un form di iscrizione.