Per i trattamenti già in corso, le Linee Guida prevedono che gli obblighi informativi siano assolti con il primo invio utile.
La comunicazione può informare i contatti, in modo chiaro, che l'azienda ha:
- Adeguato la gestione del tracking alle nuove indicazioni.
- Aggiornato, se necessario, la propria informativa privacy.
- Introdotto una modalità per modificare o revocare la preferenza relativa al tracking.
Può essere utile permettere al destinatario di accedere alla gestione della propria preferenza direttamente da questa comunicazione.
Gli esempi che seguono hanno un approccio differente, e si differenziano per il tono del racconto, l'enfasi sulla parte tecnica, la facilità con cui opporsi direttamente dall'informativa.
Informativa A
L’email di questo primo esempio informa il contatto sull’utilizzo dei pixel di tracking nelle comunicazioni e gli permette di opporsi direttamente al tracciamento. Gli elementi interessanti di questa comunicazione sono:
- spiega in modo concreto quali dati vengono misurati, citando aperture e click, e collega il tracking all’ottimizzazione della frequenza e dei contenuti delle email;
- contestualizza l’aggiornamento richiamando le raccomandazioni delle autorità privacy, spiegando quindi perché il brand sta intervenendo;
- distingue la gestione del tracking dalle altre preferenze di comunicazione;
- presenta una call to action molto evidente nel layout: il pulsante “Opponiti al tracciamento tramite pixel” è separato dal testo e rende immediatamente riconoscibile l’azione disponibile;
- permette al contatto di esercitare la propria scelta direttamente dall’informativa, senza dover cercare autonomamente dove modificare le preferenze.
Il punto di forza della comunicazione è soprattutto la visibilità data alla revoca: l’email non si limita a spiegare il tracking, ma porta l’azione disponibile in primo piano attraverso una CTA chiara e immediatamente azionabile.
Informativa B
L’email informa il contatto dell’aggiornamento della gestione del tracking nelle comunicazioni e dedica particolare attenzione a spiegare le alternative disponibili. Gli elementi interessanti di questa comunicazione sono:
- descrive in modo semplice a cosa serve il tracking, collegandolo alla misurazione di aperture e click, alla personalizzazione dei contenuti e alla frequenza di invio;
- mette al centro il principio del controllo dell’utente sui propri dati, spiegando che le preferenze possono essere modificate in qualsiasi momento;
- presenta chiaramente le due possibilità: mantenere le impostazioni attuali oppure disattivare il tracking;
- chiarisce esplicitamente che la disattivazione del tracking non modifica l’iscrizione alla newsletter, aiutando il contatto a comprendere la conseguenza della propria scelta;
- rende disponibile la revoca direttamente dall’email attraverso un link inserito nel punto in cui viene descritta l’alternativa.
Il punto di forza della comunicazione è la chiarezza con cui accompagna il destinatario nella scelta: prima spiega perché viene utilizzato il tracking, poi illustra le alternative e infine chiarisce cosa succede se il contatto decide di disattivarlo.
Informativa C
L’email adotta un approccio molto informativo: non si limita a comunicare l’utilizzo dei pixel di tracking, ma dedica spazio a spiegare come funzionano, quali informazioni permettono di raccogliere e perché vengono utilizzati. Gli elementi interessanti di questa comunicazione sono:
- organizza il contenuto in sezioni con titoli molto espliciti, che permettono di individuare subito cosa viene monitorato, perché viene fatto e come opporsi al tracciamento;
- spiega in modo particolarmente dettagliato come funziona il pixel, chiarendo che si tratta di un’immagine invisibile caricata dal client di posta e indicando anche quali informazioni possono essere associate all’apertura;
- collega l’utilizzo dei dati a finalità concrete, come analizzare le performance delle comunicazioni e inviare contenuti più pertinenti;
- dedica una sezione autonoma al diritto di disattivare il tracking e chiarisce esplicitamente che, scegliendo di farlo, il contatto continuerà a ricevere le email ma senza pixel di tracciamento;
- permette di esercitare la scelta direttamente dall’informativa, attraverso un link al modulo di disattivazione, e rimanda anche all’informativa privacy per chi vuole approfondire.
Il punto di forza della comunicazione è soprattutto la completezza e la trasparenza della spiegazione. Rispetto agli esempi precedenti, accompagna maggiormente il destinatario nella comprensione tecnica del tracking e delle sue conseguenze prima di proporgli la possibilità di disattivarlo. La CTA è meno evidente dal punto di vista grafico rispetto al primo esempio, ma è inserita in una sezione dedicata e formulata in modo molto esplicito.