Scopri come importare una lista di contatti in magnews partendo da un file, quando l’email è la chiave del database, e quali opzioni hai a disposizione per gestire i dati durante l’importazione.
Prima di iniziare
Prima di caricare una lista di contatti, verifica che il file includa sempre il campo email. Quando l’email è la chiave del database, magnews utilizza questo valore per controllare se un contatto esiste già oppure se si tratta di un nuovo inserimento.
Assicurati inoltre che i dati rispettino i termini di servizio di magnews e che includano solo contatti che hanno fornito direttamente il consenso e il proprio indirizzo email. In questo modo lavori su un database conforme e pronto per l’invio di comunicazioni.
Avvio dell'importazione dei contatti
L’importazione dei contatti comincia da Profile studio > Dashboard tramite il bottone Importa. Se hai più di un database nel tuo account, qui sarà necessario scegliere il database su cui avviare l'importazione.
Magnews supporta diversi formati di file, tra cui:
- Excel
- File di testo come .txt o .csv
- File compressi .zip. In questo caso è importante mantenere anche l'estensione originaria, es. ".csv.zip"
Il sistema riconosce automaticamente il formato e la struttura del file selezionato.
Durante l’importazione puoi indicare se stai aggiungendo nuovi contatti, aggiornando quelli già presenti o entrambe le cose. Magnews confronterà i dati del file con quelli esistenti nel database e troverà eventuali contatti già esistenti con lo stesso campo chiave.
Parametri del file
In questa fase puoi definire come magnews deve leggere il file:
- Puoi indicare se la prima riga contiene l’intestazione delle colonne, così da facilitare l’associazione con i campi del database
- Puoi confermare la rimozione automatica degli spazi superflui all’inizio e alla fine dei campi di testo
- Se utilizzi file di testo, puoi specificare se i campi sono separati da un delimitatore o se il file usa una struttura a larghezza fissa, permettendo a magnews di interpretare correttamente ogni valore
Associazione dei campi
L’associazione dei campi serve a collegare le colonne del file ai campi del database.
Puoi utilizzare l’associazione automatica, che prova a mappare i campi preconfigurati, oppure intervenire manualmente scegliendo per ogni colonna il campo di destinazione più adatto.
Per ogni colonna puoi anche decidere di non importare il dato.
Ricorda di associare sempre il campo email perché rappresenta la chiave primaria del database e permette a magnews di distinguere i contatti.
Se il file contiene informazioni non ancora presenti nel database, puoi creare nuovi campi direttamente durante il mapping, definendo tipo di dato ed etichetta.
Valori di default e appartenenza alle audience
Per i campi che non sono presenti nel file, puoi impostare dei valori di default.
Ad esempio, puoi definire lo stato di iscrizione dei contatti, distinguendo tra iscrizione confermata e non confermata, oppure indicare la provenienza dei contatti.
Puoi anche gestire le preferenze di ricezione delle comunicazioni, come email, sms o altri canali, così da allineare subito i contatti alle tue regole di invio.
Inoltre, in questa fase puoi scegliere se aggiungere i contatti importati a una audience. Questa opzione ti aiuta a rintracciarli facilmente in magnews e a usarli per l’invio di comunicazioni mirate. Puoi creare una nuova audience statica (che di default sarà eliminata dopo 14 giorni) oppure utilizzare un’audience già esistente, mantenendo separata la gestione dei contatti da quella delle audience.
Preferenze e azioni sui contatti
Ci sono diverse opzioni a disposizione per gestire casi particolari durante l’importazione, ma ti consigliamo di tenere le configurazioni proposte di default, adatte nella maggior parte dei casi.
Tra le varie configurazioni puoi:
- Decidere come comportarti in presenza di errori nei dati, ad esempio sostituendo i valori non validi con campi vuoti.
- Eseguire un’operazione per i contatti con indirizzo email in blacklist, potrai:
- Respingere i contatti nel file. Questi contatti non saranno importati. Nel caso in cui questa fosse la prima importazione del database, sarà disponibile solo questa opzione.
- Disiscrivere il contatto che non riceverà più le comunicazioni per quel database
- Sospendere il contatto
- Applicare un'operazione sui numeri di cellulare importati a scelta tra:
- Validazione stretta: saranno scartati tutti i numeri senza prefisso internazionale valido o che contengono caratteri diversi da cifre e/o il più (+).
- Bonifica automatica: tutti i caratteri non validi saranno eliminati in automatico e tutti i numeri che non contengono un prefisso internazionale saranno completati usando il prefisso definito nelle impostazioni del database. Se il prefisso non è configurato, allora sarà utilizzato quello delle impostazioni generali dei database
- Eseguire un'operazione per i contatti disiscritti, potrai:
- Evitare di importarli (opzione di default)
- Importarli aggiornando tutti i campi tranne lo stato, che resterà Disiscritto
- Importarli aggiornando sia i campi sia lo stato, che passerà da Disiscritto a Iscritto. Per questo caso, assicurati di esserti attenuto a tutti gli obblighi relativi alla privacy e di avere il consenso dei contatti ad essere re-iscritti nel database.
Con questa operazione, puoi anche scegliere di escludere dall'importazione i contatti che si erano disiscritti per una o più cause, es. tramite Link di disiscrizione.
- Eseguire un'operazione per i contatti sospesi, potrai:
- Evitare di importarli (opzione di default)
- Importarli aggiornando tutti i campi tranne lo stato, che resterà Sospeso
- Importarli aggiornando sia i campi sia lo stato, che passerà da Sospeso a Iscritto. Per questo caso, assicurati di esserti attenuto a tutti gli obblighi relativi alla privacy e di avere il consenso dei contatti ad essere re-iscritti nel database.
- Eseguire un'operazione per i contatti non confermati, potrai:
- Evitare di importarli (opzione di default)
- Importarli aggiornando tutti i campi tranne lo stato, che resterà Non confermato
- Importarli aggiornando sia i campi sia lo stato, che passerà da Non confermato a Iscritto. Per questo caso, assicurati di esserti attenuto a tutti gli obblighi relativi alla privacy e di avere il consenso dei contatti ad essere iscritti nel database.
Inoltre, se avevi selezionato inizialmente di aggiornare i contatti già esistenti nel database, puoi decidere che operazione eseguire sui campi vuoti (non valorizzati) del file scegliendo tra "Svuota i campi sul database" e "Non aggiornare i valori".
Ad esempio, supponiamo tu abbia avviato un’importazione scegliendo sia di importare nuovi contatti sia di aggiornare quelli esistenti. Se nel tuo file Excel hai tre contatti e per uno di questi il campo Regione è vuoto, mentre nel database lo stesso contatto ha già un valore:
- Se selezioni "Svuota i campi del database", il valore Regione viene cancellato
- Se selezioni "Non aggiornare i valori", il valore già presente nel database resta invariato
Validazione dei dati e importazione
Prima di avviare l’importazione, magnews mostra un riepilogo della validazione del file e delle opzioni selezionate. Questo passaggio ti permette di verificare che tutto sia coerente con le tue aspettative.
Se prevedi di importare altri file con la stessa struttura, puoi salvare un modello di importazione. I modelli memorizzano mapping e preferenze e sono associati a uno specifico database, così puoi riutilizzarli senza riconfigurare ogni volta l’import.
Una volta avviata l’importazione, puoi consultare il risultato finale, distinguendo tra nuovi contatti, contatti aggiornati e contatti respinti.
In caso di errori, magnews segnala i record non importati e ti consente di rivedere il file originale scaricando un file con una sintesi degli errori riscontrati.
Esempi di errori più comuni:
- Campi non validi: ad esempio un indirizzo email scritto male come "oliwier@@example.com"
- Campi univoci ripetuti nel file: ad esempio, se il campo chiave è l'email ed è presente in più righe nel tuo file, verrà accettato solo il primo contatto
Al termine dell’operazione, nella Dashboard troverai il numero aggiornato di contatti presenti nel database.