Tracciamento dei consensi con il Consent Tracker

Nelle ipotesi in cui il trattamento dei dati personali sia basato sul consenso, ai sensi del GDPR, occorre essere in grado di dimostrare che i propri contatti abbiano prestato un valido consenso a uno specifico trattamento (tenendo traccia, ad esempio, della relativa azione di spunta del consenso nonché di eventuali revoche e/o aggiornamenti di tali scelte da parte dei contatti/interessati che popolano il database).

Al fine di permettere una gestione semplice, in un unico ambiente, delle variazioni delle volontà espresse dai contatti (soggetti interessati) presenti in database e quindi agevolare l'adempimento agli obblighi normativi è stato sviluppato il Consent Tracker.
Il Consent Tracker è un add-on di piattaforma che consente agli utenti della stessa di semplificare la documentazione dei consensi prestati (e, più in generale, delle volontà espresse) dai propri contatti (i soggetti interessati), attraverso una soluzione estremamente flessibile, in grado di automatizzare il tracciamento di ogni evento rilevante.

Una volta attivato l'add-on Consent Tracker, verranno generati dei file di log contenenti le informazioni relative agli eventi che si stanno monitorando, in una cartella creata automaticamente nello spazio FTP della piattaforma, secondo le impostazioni configurate.

La cartella creata nello spazio FTP è una cartella di sistema con permessi di sola lettura, accessibile esclusivamente dagli utenti con ruolo di sistema Amministratore o utenti che abbiano un ruolo utente personalizzato con l'opzione Gestione della sicurezza attiva:

Inoltre, per esportare i file di log, è necessario che sia attivo il permesso di Esportazione:

Per accedere a questa funzionalità, dalla versione Classica di magnews, segui il percorso Gestione > Impostazioni > Consent Tracker

Ti verrà mostrata la pagina dei tracciamenti attualmente in corso, che sarà vuota al primo accesso e finché non avrai salvato il primo tracciamento.

Per creare un nuovo tracciamento clicca sul pulsante

La pagina di creazione del tracciamento è divisa in tre sezioni più una quarta, quella delle Informazioni, che compare dopo il primo salvataggio del tracciamento.

Nuovo tracciamento

In questa sezione definisci quale tipo di evento tracciare e per quale database.

• Nome: è un'etichetta per uso interno che ti consente di identificare ciascuno dei tracciamenti che andrai a creare.
• Database: il database di contatti sul quale sarà eseguito il tracciamento.
• Traccia l'evento: quando si verificherà l'evento selezionato, viene aggiunta una nuova riga al file di tracciamento. Gli eventi che possono attivare un tracciamento sono:

Iscrizione contatto

Nel caso in cui si tenga traccia delle iscrizioni ad un database, queste possono essere filtrate in base alla provenienza dei contatti.

Disiscrizione contatto

Nel caso in cui si tenga traccia degli eventi di disiscrizione, sarà possibile selezionarli a seconda della loro causa.

Aggiornamento contatto

Puoi fare in modo che l'azione di tracciamento scaturisca dall'aggiornamento di uno o più campi del contatto appartenente al database selezionato.

Dal menu a tendina, scegli il primo dei campi che desideri monitorare, quindi clicca sul pulsante e procedi a selezionare gli altri che saranno aggiunti all'elenco dei Campi da monitorare.

• Traccia solo i contatti in stato Iscritto
  se attivi questa opzione, verranno tracciate solo le modifiche ai campi monitorati, relative ai contatti iscritti, ignorando pertanto quelli che sono in qualsiasi altro stato (non confermati, sospesi o disiscritti)
• Considera anche i contatti nuovi
  attivando questa opzione, verranno aggiunti al tracciamento anche i contatti appena iscritti

File di log

In questa sezione vanno configurate le caratteristiche del file che sarà creato dal Consent Tracker.

Nome file

In questo campo va inserito il nome del file che sarà generato.
Il nome deve contenere almeno il segnaposto della data in formato yyyy-MM-dd a cui puoi aggiungere elementi di testo (inseriti tra apici) ed il segnaposto dell'ID del database ${databaseid}. Al nome del file si può aggiungere, sempre delimitata tra apici, l'estensione .csv

Nome cartella

Di default i file del tracciamento saranno archiviati nello spazio FTP della piattaforma, in una sottocartella della cartella principale chiamata consenttracker.

È possibile accedere allo spazio FTP seguendo il percorso Gestione > Sistema > FTP

Si ricorda che per accedere ai file del Consent Tracker è richiesto che l'utente sia in possesso dei permessi di Amministratore o che abbia un ruolo di sistema associato in cui l'opzione Gestione della sicurezza sia attiva.

La sottocartella creata, accessibile in sola lettura, prenderà il nome dell'ID del relativo tracciamento e sarà dunque indicata da un valore numerico (es. "1" se l'ID del tracciamento è 1).
È comunque possibile creare un'ulteriore sottocartella compilando il campo Nome cartella:

• Se desideri dare un nome statico alla sottocartella, è sufficiente inserire il suo nome tra apici e la cartella verrà creata al primo tracciamento effettuato .
• Se al nome della cartella aggiungi dei parametri di tipo data, il Consent Tracker creerà delle sottocartelle organizzate seconda la periodicità impostata.
  Per esempio, se al nome della cartella aggiungi il parametro yyyy-MM, sarà creata una cartella diversa ogni mese, mentre se aggiungi il parametro yyyy-w verrà creata una cartella diversa ogni settimana.
  Puoi inoltre riportare il segnaposto ${databaseid} che aggiungerà l'ID del database oggetto del monitoraggio al nome della cartella.

Campi da salvare

Dal menu a tendina scegli i campi che andranno a costituire il tracciato del file.
Ogni volta che ne selezioni uno, clicca sul pulsante Aggiungi campo all'elenco per aggiungerlo al tracciato. Puoi anche scrivere direttamente il nome dei campi senza selezionarli dal menu, uno per ogni riga.

Cancellare file più vecchi di... giorni

Il valore inserito in questo campo indica per quanti giorni saranno conservati i file creati nella cartella di sistema.

Formato data/ora

Tutte le date e gli orari inseriti nel file di log seguiranno la configurazione memorizzata in questo campo in cui yyyy rappresenta l'anno, MM il mese, dd il giorno, HH-mm-ss è il segnaposto relativo all'orario espresso in ore, minuti e secondi.

Fuso orario

Tutti gli orari stampati sul file saranno coerenti con il fuso orario selezionato in questa voce.
Pertanto se hai sede, per esempio, nel Regno Unito, sarà opportuno selezionare il valore(GMT +00:0) Europe/London.

Parametri del file

Delimitatore

Scegli quale simbolo fungerà da delimitatore tra i diversi elementi aggiunti all'interno del file di log. Puoi utilizzare la virgola (,), la tabulazione, il punto e virgola (;), lo spazio o il carattere pipe (|).

Qualificatore di testo

Definisci un simbolo che identifichi gli elementi di testo inseriti all'interno del file di log. Puoi utilizzare gli apici (') o i doppi apici (").

Separatore di riga

Imposta il carattere che fungerà da separatore di riga. Di default è proposto il carattere CRLF (Windows)

Codifica

Puoi configurare il tipo di codifica del testo del file che sarà generato. Di default è proposta la codifica UTF-8.

Una volta configurato un tracciamento, per renderlo operativo è necessario salvarlo cliccando sul pulsante Salva in alto a destra nella pagina.
Effettuata questa operazione sarà disponibile nella pagina una nuova sezione chiamata Informazioni in cui saranno riassunti alcuni dati di sintesi.

Informazioni

• Creato da: nome ed ID dell'utente che ha creato il tracciamento
• Data di creazione: data ed ora di creazione del tracciamento
• Modificato da: nome ed ID dell'utente che per ultimo ha modificato il tracciamento
• Data ultima modifica: data ed ora dell'ultima modifica effettuata al tracciamento.

Cronologia tracciamenti

Il Consent Tracker memorizza anche le informazioni relative alle modifiche apportate dagli utenti sui singoli tracciamenti.
Cliccando sul pulsante accedi alla pagina che riporta l'elenco delle modifiche effettuate al tracciamento.

In questa pagina è disponibile la lista di tutti gli utenti che hanno apportato una modifica al singolo tracciamento. Cliccando sul simbolo potrai analizzare le modifiche in dettaglio.