Ramp up del dominio mittente: perché è fondamentale per una buona deliverability

Quando si inizia a inviare email da un nuovo dominio mittente, oppure da un dominio che non invia comunicazioni da molto tempo, oppure sei appena passato da un'altra piattaforma di invio, è fondamentale eseguire un ramp up (o warm up) del dominio.

Il ramp up è un processo graduale che permette ai provider di posta elettronica (come Gmail, Outlook, Yahoo e altri) di conoscere il dominio, valutarne l'affidabilità e costruire una reputazione positiva.

Seguire questa procedura aiuta a migliorare la deliverability delle campagne e a ridurre il rischio che le email vengano recapitate nella cartella Spam o bloccate.

Cos'è il ramp up del dominio mittente

Il ramp up consiste nell'aumentare progressivamente il volume di email inviate da un dominio.

Anziché inviare subito migliaia di messaggi, si parte da un numero limitato di destinatari, meglio se quelli più attivi, e si incrementa gradualmente il volume nel corso di giorni o settimane.

Questo approccio consente ai provider di posta di osservare le comunicazioni inviate, verificare che siano legittime e ben accolte dai destinatari.

Perché è importante

Ogni dominio mittente costruisce nel tempo una propria reputazione.

I provider utilizzano questa reputazione per decidere se recapitare un messaggio nella Posta in arrivo, nello Spam o se rifiutarlo.

Se un dominio nuovo inizia improvvisamente a inviare grandi quantità di email, questo comportamento può essere interpretato come sospetto e causare:

• rallentamenti nella consegna
• limitazioni temporanee del volume di invio (throttling)
• recapito nella cartella Spam
• blocchi temporanei o permanenti da parte di alcuni provider

Un ramp up eseguito correttamente riduce questi rischi e favorisce la costruzione di una reputazione solida.

Quando è necessario eseguire un ramp up

È consigliabile effettuare un ramp up quando:

• si utilizza un nuovo dominio mittente
• il dominio non viene utilizzato da diversi mesi
• si aumenta significativamente il volume abituale di invio
• si imposta un dominio mittente tecnico personalizzato e allineato al dominio mittente

Anche in caso di migrazione da un'altra piattaforma di invio a magnews, il ramp up è fondamentale: sia se continui a utilizzare lo stesso dominio mittente, sia se scegli di adottarne uno nuovo.

Come funziona

Durante il ramp up è importante aumentare il volume degli invii in modo progressivo.

Iniziando ad inviare ai contatti più attivi, cioè quelli che:

• aprono frequentemente le email
• cliccano sui contenuti
• hanno interagito di recente con le comunicazioni

Le interazioni positive rappresentano un segnale di qualità per i provider di posta e contribuiscono a costruire rapidamente una buona reputazione del dominio.

Successivamente è possibile ampliare gradualmente il pubblico, includendo segmenti sempre più estesi fino a raggiungere l'intera base contatti.

Buone pratiche durante il ramp up

Per ottenere i migliori risultati è consigliabile:

• aumentare il volume in modo graduale e costante
• inviare inizialmente solo ai contatti più attivi
• mantenere una frequenza di invio regolare
• evitare picchi improvvisi di volume
• monitorare aperture, clic, bounce e segnalazioni di spam
• se il tuo target è b2c è composto prevalentemente da contatti Gmail, monitorare la reputazione del dominio e tasso di spam con il Google Postmaster Tools
• sospendere gli incrementi di volume se si osservano problemi di recapito e/o un decremento per la reputazione del dominio sul Google Postmaster Tool

Quanto dura il ramp up

Non esiste una durata uguale per tutti.

Il tempo necessario dipende principalmente da:

• volume complessivo della lista di contatti a cui si deve inviare
• qualità dei contatti
• livello di engagement dei contatti
• performance di consegna presso i provider di posta, cioè come Gmail, Outlook, Yahoo e gli altri provider reagiscono al nuovo traffico

Per volumi contenuti possono essere sufficienti pochi giorni, mentre per invii di centinaia di migliaia o milioni di email il processo può richiedere diverse settimane.

Esempi di piano di ramp up

Il piano di ramp up deve essere proporzionato al volume di invio previsto. Di seguito sono riportati due esempi indicativi: uno per una base contatti di circa 30.000 destinatari e uno per una base di 1.000.000 di destinatari.

Nota: gli incrementi sono puramente esemplificativi. Passa allo step successivo solo se le campagne precedenti hanno registrato buoni risultati in termini di recapito, aperture, clic e segnalazioni di spam.

Esempio 1 – Lista di circa 30.000 contatti

In questo scenario è possibile completare il ramp up in circa una settimana, purché le metriche di deliverability rimangano positive.

Esempio 2 - Lista di circa 1.000.000 contatti

Per basi contatti molto ampie il ramp up richiede generalmente più tempo. È preferibile procedere con incrementi graduali piuttosto che accelerare il volume di invio, così da consentire ai provider di posta di costruire progressivamente la reputazione del dominio.

Come effettuare gli invii di ramp up in magnews

L'approccio ideale consiste nel preparare una comunicazione che possa essere inviata all'intera audience prevista, distribuendo gli invii nel tempo secondo il piano di ramp up definito.

In magnews è possibile gestire il ramp up in due modi.

Opzione 1 – Utilizzare la spedizione in più fasi

La spedizione in più fasi consente di gestire il ramp up con un unico invio, suddividendo automaticamente la spedizione della stessa comunicazione in più fasi distribuite nell'arco di giorni o settimane.

È una soluzione pratica quando hai già definito il piano di ramp up e vuoi programmare in anticipo le percentuali di target da raggiungere in ogni fase.

Vantaggio: una volta pianificata la spedizione, non è necessario creare invii separati per ogni giorno o settimana del piano.

Limite: offre meno controllo operativo. In caso di problemi di consegna legati alla reputazione del dominio, potrebbe essere necessario interrompere la spedizione, verificare quali contatti non hanno ancora ricevuto la comunicazione e ripianificare gli invii successivi con un nuovo piano.

Quando utilizzarla: consigliata per ramp up contenuti, indicativamente fino a 30.000 contatti. Per volumi superiori, è preferibile valutare una suddivisione in sotto-audience, così da mantenere maggiore controllo sugli invii e intervenire più facilmente in caso di problemi di consegna.

Opzione 2 – Suddividere la lista di contatti in sotto-audience

Puoi suddividere la lista iniziale in più sotto-audience, ciascuna composta dal numero di destinatari previsto per ogni fase del piano di ramp up.

In questo caso dovrai pianificare invii differenti della stessa comunicazione, associando a ogni invio la sotto-audience corrispondente al volume previsto per quel giorno o quella settimana.

Per creare le sotto-audience puoi utilizzare l'azione Crea una distribuzione casuale.

Vantaggio: offre maggiore controllo sugli invii. Se emergono problemi di consegna, puoi sospendere più facilmente il piano, modificare i volumi successivi o ridefinire i target senza dover intervenire su un unico invio già programmato.

Limite: richiede più attività operativa, perché è necessario creare le sotto-audience e pianificare più invii separati.

Quando utilizzarla: consigliata per ramp up su volumi elevati, indicativamente superiori a 30.000 contatti, o quando vuoi mantenere maggiore controllo sull’avanzamento del piano.

Suggerimento: se il piano di ramp up prevede di partire dai contatti più coinvolti, crea inizialmente un'audience composta dagli utenti con il più alto livello di engagement e applica la distribuzione casuale solo all'interno di quel segmento. In questo modo ogni sotto-audience manterrà caratteristiche simili e contribuirà a costruire progressivamente la reputazione del dominio mittente.

Quando rallentare o fermare il ramp up

Durante il ramp up è importante monitorare le performance di ogni invio e reagire rapidamente ai segnali negativi. Continuare ad aumentare i volumi in presenza di problemi di consegna può compromettere la reputazione del dominio mittente.
 

Quando rallentare

Riduci i volumi, oppure mantieni stabile il volume raggiunto per alcuni giorni, se osservi uno o più di questi segnali:

• Calo progressivo dell'open rate, soprattutto se concentrato su uno specifico provider di posta. Puoi verificarlo nel report di comunicazione Breakdown, filtrando per dominio
• Aumento di disiscrizioni o segnalazioni di spam, con comparsa di un warning giallo nel report di sintesi della comunicazione
• Spam rate Gmail superiore allo 0,1%, monitorabile da Google Postmaster Tools
• Reputazione del dominio Gmail in peggioramento, ad esempio da buona a media, bassa o scarsa.
• Prime anomalie nei soft bounce, soprattutto se di tipo block.

Quando fermare il ramp up

Interrompi temporaneamente il ramp up se rilevi segnali più critici, come:

• Comparsa di un alert per segnalazioni spam o disiscrizioni nel report di sintesi della comunicazione
• Spam rate Gmail superiore allo 0,3%, monitorabile da Google Postmaster Tools
• Reputazione del dominio Gmail in forte calo
• Tasso di hard bounce superiore al 2%.
• Numerosi soft block bounce legati a mittente non accettato o scarsa reputazione presso grandi provider di posta, come Gmail, Outlook.com o Yahoo
• Calo improvviso dell'open rate complessivo o concentrato su uno specifico provider di posta, possibile segnale di recapito in spam

In questi casi è consigliabile sospendere gli incrementi, analizzare le cause e riprendere il piano solo quando le metriche tornano stabili.
 

Come magnews può aiutarti

Durante il ramp up è importante monitorare attentamente le performance delle comunicazioni e adattare il piano di invio in base ai risultati.

Il team di magnews può supportarti nella definizione della strategia di ramp up migliore, aiutandoti a pianificare gli incrementi di volume e a monitorare gli indicatori di deliverability per costruire una reputazione solida e duratura del dominio mittente. 

Contatta il tuo referente commerciale o l'Help Desk se desideri consulenza e supporto per questa attività.