Cos'è lo Scambio file
Scambio file è un'area che consente agli utenti di condividere documenti (es. file di contatti, contenuti, etc.) in maniera sicura ed affidabile, senza ricorrere ad uno scambio via email o a servizi di file sharing di terze parti.
L'accesso e la condivisione dei file sono consentiti agli utenti con i più elevati permessi operativi; ad esempio, l'accesso è permesso agli utenti con i ruoli di Amministratore o Manager, mentre è inibito a chi ha associato il ruolo Accesso Statistiche o Guest.
Come accedere allo Scambio file
Per caricare file e condividerli con altri utenti, clicca sul tuo nome utente in basso a sinistra e poi su Scambio file:
I file condivisi
Una schermata dedicata mostra la lista dei file già condivisi fra gli utenti:
e per ciascun file:
- File: clicca e visualizza per esteso tutti i dettagli
- Dimensione: verifica il peso del file
- Descrizione: testo opzionale che fornisce una sintesi del contenuto
- Info: indica se il file è privato o condiviso con altri utenti
- Modificato: giorno e ora di caricamento più recente (un file può essere ricaricato e sovrascritto più volte)
- Creato da: utente che ha caricato il documento
- Azioni (...): scarica, modifica o elimina il documento
Caricamento nuovo file
Clicca su Condividi file per caricare un documento e metterlo a disposizione di altri utenti:
Per ciascun documento caricato, viene richiesto di:
- Selezionare o trascinare il file
- Fornire una descrizione (opzionale)
- Condividere in sola lettura (opzionale): il file può così essere soltanto scaricato e non modificato da parte di altri utenti
-
Indicare a chi permettere la visualizzazione e il download:
- Solo al proprietario
- Tutti gli utenti
- Al proprietario e gli utenti selezionati
Infine, prima di cliccare il pusante Condividi in alto a destra, è obbligatorio accettare le condizioni stabilite dai termini del servizio per la condivisione di file in piattaforma.
Il tempo di conservazione dei file
Per i file condivisi è configurato un tempo di conservazione (in giorni), oltre il quale i file sono cancellati in automatico.
Questa funzione consente di eliminare i file obsoleti e ottimizzare lo spazio utilizzato; il numero di giorni impostato va da un minimo di 1 ad un massimo di 545 e di default sono eliminati i file più vecchi di 90 giorni.
Dalla lista dei file condivisi, clicca sul pulsante Modifica retention per abilitare/disabilitare l'eliminazione automatica dei file e impostare il numero dei giorni desiderato: