Gestire il tuo team in maniera efficace è essenziale per massimizzare la produttività e favorire un ambiente collaborativo.
Nella sezione 'Gestione utenti' trovi gli strumenti necessari per permetterti di creare o modificare i profili dei membri del tuo team in base alle tue specifiche esigenze.
Sia che tu stia configurando un nuovo profilo per un membro del team, sia che tu stia modificando le informazioni di un utente già esistente, questa sezione ti offre la flessibilità necessaria per adattarti al meglio alle diverse dinamiche del tuo lavoro.
Elenco degli utenti
Accedi al menu 'Impostazioni', espandi la voce 'Utenti e sicurezza' e vai alla sezione 'Utenti'.
In questa sezione trovi un elenco di tutti gli utenti presenti nella piattaforma.
Premendo il pulsante in alto a destra 'Nuovo utente' si apre una finestra che ti permette di creare facilmente un nuovo profilo utente.
Creazione e modifica del profilo utente
La finestra è organizzata in due sezioni principali: 'Profilo' e 'Preferenze'.
La sezione 'Profilo' presenta i campi principali in cui si devono inserire le informazioni di base dell'utente, mentre la sezione 'Preferenze' permette di personalizzare vari aspetti dell'interfaccia.
Queste sezioni sono presenti sia nella finestra per la modifica di un utente già esistente, sia in quello per la creazione di un nuovo utente.
Profilo
Nella sezione Profilo, è necessario inserire un insieme di informazioni chiave.
Viene richiesto l'inserimento di alcuni campi senza i quali non sarà possibile procedere con il salvataggio del profilo:
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Nome utente: è l'identificativo univoco che viene richiesto all'utente al momento del login per accedere alla piattaforma.
È importante prestare particolare attenzione a questo campo seguendo specifiche regole per evitare duplicati. -
Ruolo: da questo menu a tendina, puoi selezionare il ruolo da assegnare all'utente.
Hai la possibilità di scegliere tra i ruoli standard della piattaforma, oppure crearne di personalizzati in base alle esigente del tuo team. - Email: inserisci l'indirizzo email dell'utente a cui verranno inviate le credenziali di accesso, le istruzioni per la modifica della password e tutte le notifiche comprese anche quelle relative alle spedizioni.
In aggiunta sono presenti altri tre campi: 'Cognome', 'Azienda' e 'Cellulare' che offrono l'opportunità di arricchire il profilo dell'utente e agevolare una più precisa identificazione. Ti invitiamo a compilarli, poiché un maggiore numero di informazioni inserite contribuirà a una gestione più efficace e a una personalizzazione ottimale dell'esperienza utente.
L'opzione finale è attivata per impostazione predefinita ed è consigliabile mantenerla selezionata. Grazie a questa funzione, il sistema invierà automaticamente al nuovo utente un'email contenente le credenziali di accesso e un pulsante per impostare una nuova password personale. Questo processo consente all'utente di creare una nuova password e conoscerla direttamente, migliorando così la sicurezza e la gestione autonoma delle credenziali di accesso.
Nella finestra di modifica di un utente già esistente, l'email è visualizzabile in sola lettura.
Inoltre, se sono attivi i log degli accessi degli amministratori di sistema (modulo 'Log Amministratore di Sistema' attivo nell'account), è presente un opzione che se decidi di attivare, permette di indicare se l'utente selezionato è amministratore di sistema nella tua organizzazione.
Preferenze
Nella sezione 'Preferenze' hai la possibilità di personalizzare l'esperienza dell'utente.
Puoi decidere se iscrivere l'utente alla newsletter e inoltre selezionare la lingua e il fuso orario preferiti.
Modificando la lingua, i formati predefiniti (come orari e numeri), si adatteranno automaticamente alle tue scelte, hai comunque sempre la possibilità di personalizzare ulteriormente i formati predefiniti secondo le esigenze degli utenti del tuo team.
Ti chiedi perché dovresti iscrivere i membri del tuo team alla newsletter?
L'iscrizione vi permette di ricevere aggiornamenti regolari su nuove funzionalità, best practice e consigli utili per sfruttare al meglio la piattaforma, in questo modo sarete sempre informati sulle ultime novità.
Modifica di un utente
Dall'elenco degli utenti hai la possibilità di selezionare un utente e visualizzare il suo profilo.
In alto a destra è presente l'opzione 'Modifica', premendo questo pulsante si apre una finestra che ti consente la modifica delle impostazioni relative al profilo utente selezionato.
La finestra presenta quattro sezioni: 'Profilo', 'Preferenze', 'Sicurezza' e 'Permessi'.
Sicurezza
La sezione 'Sicurezza' ti permette di configurare aspetti cruciali legati alla protezione e al controllo dell'utente.
Qui puoi gestire impostazioni come la sospensione automatica dell'utente in caso di inattività, la disabilitazione della scadenza della password e la limitazione dell'accesso a specifici indirizzi IP.
Ogni scelta che fai in questa sezione influisce direttamente sulla sicurezza del utente.
- Decidere ad esempio, di non sospendere l'utente per inattività, significa che un utente non verrà automaticamente disabilitato se non accede al sistema per un certo periodo di tempo.
Questa misura è però essenziale per ridurre il rischio di accessi non autorizzati, poiché un account inattivo rappresenta una potenziale vulnerabilità. Anche se per alcuni ruoli che richiedono una disponibilità continua potrebbe essere utile, è essenziale bilanciare la flessibilità operativa con la sicurezza, garantendo sempre la massima protezione della piattaforma. -
Disabilitare la scadenza della password è un'altra impostazione delicata. Se questa opzione è attiva, la password dell'utente non scadrà mai, il che potrebbe portare a gravi rischi di sicurezza.
Una password permanente può diventare un bersaglio semplice per attacchi informatici, poiché, una volta compromessa, l'accesso rimarrebbe aperto indefinitamente. Pertanto, è consigliabile attivare questa opzione solo quando strettamente necessario e limitarne l'uso. - Limitare l'accesso a determinati indirizzi IP, al contrario, rappresenta una misura efficace per restringere il perimetro di accesso, riducendo i potenziali rischi legati alla sicurezza. Questa strategia consente di controllare chi può accedere al sistema e da dove, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano entrare.
Permessi
Nella sezione 'Permessi' puoi definire in dettaglio le funzionalità e i limiti per ciascun utente all'interno della piattaforma.
Le opzioni disponibili determinano le operazioni che l'utente può eseguire e le risorse a cui ha accesso, influenzando il suo livello di autonomia e responsabilità.
Nello specifico, i permessi configurabili includono:
- Accesso allo spazio FTP/sFTP: consente all'utente di accedere agli spazi FTP o sFTP per trasferimenti sicuri e la gestione di file, garantendo un controllo sicuro sui dati.
- Utilizzo dei web service: abilita l'utente all'interazione con API e altri servizi web, essenziale per l'integrazione con sistemi esterni e l'automazione dei processi.
- Utilizzo del Simply SMTP: autorizza l'utente a utilizzare il server SMTP per l'invio di email, utile per la gestione delle comunicazioni direttamente dalla piattaforma.
- Può inviare comunicazioni e messaggi ai contatti: concede all'utente la possibilità di inviare messaggi diretti o comunicazioni ai contatti, attivare comunicazioni transazionali o workflow che contengono nodi che inviano messaggi.
Nella home dell'utente, nella sezione relativa ai 'Permessi', verranno mostrati chiaramente sia i permessi attivi sia quelli disattivi associati all'utente. Questo ti consentirà di verificare in modo immediato quali operazioni e responsabilità l'utente è abilitato a svolgere e quali sono invece limitate.
Questa funzionalità semplifica la gestione delle autorizzazioni, offrendo una visione d'insieme immediata e completa, permettendo una gestione più efficace e precisa dei ruoli e delle responsabilità all'interno del team.
È fondamentale bilanciare le autorizzazioni con il ruolo che ricopre l'utente, evitando di fornire permessi eccessivi o limitanti rispetto alle sue reali necessità operative.
La creazione e la modifica di un utente sono, infatti, azioni riservate esclusivamente a chi possiede il permesso 'Gestione utenti' attivo, questo garantisce che solo le persone autorizzate abbiano a disposizione tutti gli strumenti necessari per gestire correttamente i diversi profili utenti dei membri del team.