Gestire correttamente gli utenti ti permette di organizzare il lavoro del team, assegnare ruoli e permessi coerenti e mantenere sotto controllo la sicurezza degli accessi. Nella sezione Gestione utenti trovi gli strumenti per creare nuovi utenti, modificare quelli esistenti e configurare profilo, preferenze, sicurezza e permessi in base alle esigenze operative del tuo team.
Sia che tu stia configurando un nuovo profilo per un membro del team, sia che tu stia modificando le informazioni di un utente già esistente, questa sezione ti offre la flessibilità necessaria per adattarti al meglio alle diverse dinamiche del tuo lavoro.
Elenco degli utenti
Per accedere alla gestione degli utenti, apri il menu Impostazioni, espandi la voce Utenti e sicurezza e seleziona Utenti, in questa sezione trovi l’elenco degli utenti presenti in piattaforma.
Per creare un nuovo utente, clicca su Nuovo utente in alto a destra, si apre una finestra dedicata alla configurazione del nuovo profilo.
Creazione e modifica di un nuovo utente
La finestra è organizzata in due sezioni principali, presenti sia nella finestra per la modifica di un utente già esistente, sia in quello per la creazione di un nuovo utente: Profilo e Preferenze.
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Profilo inserisci le informazioni principali dell’utente.
I campi obbligatori sono:
Nome
Nome utente: identificativo univoco richiesto all’utente al momento del login. È importante compilarlo con attenzione per evitare duplicati.
Ruolo: da questo menu a tendina, puoi selezionare il ruolo da assegnare all'utente. Puoi scegliere tra i ruoli standard della piattaforma, oppure crearne di personalizzati in base alle esigente del tuo team.
Email: indirizzo email dell’utente. A questo indirizzo vengono inviate le comunicazioni legate all’accesso, al recupero della password e alle notifiche di piattaforma.
Sono inoltre disponibili i campi Cognome, Azienda e Cellulare, utili per arricchire il profilo e identificare meglio l’utente.
L’opzione Invia un’email all’utente per il recupero della password è attiva per impostazione predefinita. Mantenerla selezionata permette al sistema di inviare all’utente un’email con le istruzioni per impostare la password personale.
Se il modulo Log Amministratore di Sistema è attivo nell’account, può essere disponibile anche l’opzione L’utente è Amministratore di Sistema, da usare per indicare se l’utente ricopre questo ruolo nella tua organizzazione.
Preferenze puoi configurare alcune impostazioni dell’esperienza utente.
Puoi definire:
iscrizione agli aggiornamenti via email;
modalità utenti esperti;
lingua;
fuso orario;
formati personalizzati per orari, date, date estese e numeri.
La lingua selezionata viene applicata alla piattaforma e determina i formati predefiniti. Se necessario, puoi attivare Personalizza i formati e configurare manualmente il formato di orari, date e numeri.
L’opzione Riceve aggiornamenti via email permette all’utente di ricevere comunicazioni su novità, funzionalità, best practice e aggiornamenti utili sulla piattaforma.
L’opzione Modalità utenti esperti è pensata per utenti avanzati. Se attiva, consente di visualizzare informazioni tecniche normalmente nascoste, come timestamp completi, ID interni e metadati.
Modifica di un utente
Dall’elenco degli utenti puoi selezionare un utente e visualizzare il suo profilo.
Nella pagina utente trovi le principali informazioni del profilo, la sezione sicurezza, i permessi e le informazioni di ultimo accesso e le attività recenti.
Per modificare le impostazioni dell’utente, clicca su Modifica in alto a destra. La finestra di modifica è organizzata in quattro sezioni:
Profilo: puoi modificare le informazioni anagrafiche e identificative dell’utente, come nome, cognome, azienda, cellulare, nome utente e ruolo.
Preferenze: puoi aggiornare lingua, fuso orario, formati e opzioni legate all’esperienza dell’utente, come la ricezione degli aggiornamenti via email e la modalità utenti esperti.
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Sicurezza: permette di configurare alcune impostazioni legate alla protezione dell’account.
Puoi gestire:
sospensione automatica dell’utente per inattività;
scadenza della password;
limitazione dell’accesso a specifici indirizzi IP.
L’opzione Non sospendere l’utente per inattività impedisce la disattivazione automatica dell’utente anche se non accede alla piattaforma per un certo periodo.
L’opzione Disabilita la scadenza della password fa sì che la password dell’utente non scada. È consigliabile usarla solo quando necessario.
L’opzione Limita l’accesso di questo utente solo da alcuni indirizzi IP consente di restringere l’accesso alla piattaforma in base agli indirizzi IP configurati. Puoi indicare se l’accesso è consentito o negato rispetto agli IP inseriti e aggiungere uno o più indirizzi.
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Permessi: puoi definire quali funzionalità l’utente può utilizzare. I permessi configurabili includono:
Accesso allo spazio FTP/SFTP: consente all’utente di accedere agli spazi FTP o SFTP per la gestione e il trasferimento dei file.
Utilizzo dei web service: abilita l’utente all’utilizzo di API e servizi web per integrazioni e automazioni.
Utilizzo del Simply SMTP: consente all’utente di utilizzare Simply SMTP per l’invio di email.
Può inviare comunicazioni e messaggi ai contatti: permette all’utente di inviare comunicazioni e messaggi ai contatti, attivare comunicazioni transazionali o workflow che contengono nodi di invio.
La sezione Permessi mostra sia i permessi attivi sia quelli non attivi. I permessi attivi sono indicati con un’icona verde, mentre quelli non disponibili sono mostrati con un’icona grigia. In questo modo puoi verificare rapidamente quali funzionalità sono abilitate per l’utente e quali sono limitate.
La creazione e la modifica degli utenti sono disponibili solo per chi possiede il permesso Gestione degli utenti. Questo garantisce che la gestione dei profili sia riservata alle persone autorizzate.
È fondamentale bilanciare le autorizzazioni con il ruolo che ricopre l'utente, evitando di fornire permessi eccessivi o limitanti rispetto alle sue reali necessità operative.