Scopri come gestire efficacemente gli utenti del tuo team su Magnews, assegnando a ciascun membro un ruolo specifico in base alle sue competenze e responsabilità.
Che il tuo team sia composto da utenti con ruoli standard o personalizzati, avrai la possibilità di ottimizzare il loro lavoro, garantendo che ogni membro possa accedere esclusivamente alle funzionalità definite per il proprio ruolo.
Gestione utenti
Accedi al menu 'Impostazioni', espandi la voce 'Utenti e sicurezza' e vai alla sezione 'Utenti'.
Nella sezione 'Utenti' trovi un elenco che ti mostra le diverse informazioni riguardanti tutti gli utenti presenti sulla piattaforma.
Utilizzando i filtri hai la possibilità di cercare e selezionare gli utenti in base ai loro dati specifici.
Visualizzati nell'elenco, avrai i dati principali collegati a ciascun utente tra cui:
- Nome utente: identificativo fondamentale per l'accesso alla piattaforma.
- Ruolo: indica chiaramente il ruolo dell'utente all'interno del team, permettendoti di comprendere le sue responsabilità specifiche.
- Ultimo login: ti consente di monitorare l'attività degli utenti e verificare il loro comportamento sulla piattaforma.
- Badge Ads: indica se l'utente è amministratore di sistema se il tuo account ha l'opzione abilitata.
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Autenticazione a due fattori (2FA): verifica se la 2FA è abilitata o disabilitata per ciascun utente.
Se risulta disabilitata, puoi raccomandare l'abilitazione così da rafforzare la protezione dell'account e garantire una maggiore sicurezza delle informazioni personali. - Permessi avanzati: ti permette di visualizzare quali permessi specifici sono stati concessi a ciascun utente, offrendo una panoramica completa delle loro autorizzazioni.
Il pulsante 'More' (rappresentato dai tre puntini) appare alla fine di ogni riga relativa a ciascun utente e nella home di ciascun profilo utente.
Questo pulsante ti consente di accedere a una serie di azioni fondamentali per la gestione degli utenti:
- Sospendi
- Riattiva
- Elimina
Sospendi e riattiva i tuoi utenti
Le azioni 'Sospendi' e 'Riattiva' ti permettono di gestire in maniera semplice e immediata lo stato degli utenti sulla piattaforma.
Se un utente è attivo, vedrai solo l'opzione 'Sospendi', al contrario, se l'utente è sospeso, sarà disponibile solo l'opzione 'Riattiva'.
Quando sospendi un utente, questo perderà l'accesso al proprio account e non potrà più utilizzare le API Magnews o il servizio FTP. Tuttavia, le attività pianificate, come invii, workflow e importazioni dati, continueranno ad essere eseguite senza interruzioni.
Come sospendere un utente
Selezionata l'azione 'Sospendi', si aprirà una finestra che ti presenterà due opzioni:
- Sospendere immediatamente l'utente: applicando la sospensione in tempo reale.
- Programmare la sospensione ad una data e un orario specifici: avrai la flessibilità di pianificare la sospensione adattandola alle tue esigenze operative.
Se scegli questa opzione, un avviso apparirà nella home dell'utente indicando la data e l’orario in cui avverrà la sospensione.
Una volta sospeso l'utente, nella riga relativa al suo profilo e accanto al titolo in alto nella sua home utente, comparirà un badge giallo con l'etichetta 'Sospeso' che permette di segnalare chiaramente lo stato dell'utente.
Come riattivare un utente
Selezionata l'azione 'Riattiva', si aprirà una finestra che ti permetterà di riattivare l'utente selezionato.
Seguendo la stessa procedura, è inoltre possibile riattivare gli utenti sospesi per inattività.
Come eliminare un utente
L'azione 'Elimina' consente di rimuovere un utente dalla piattaforma in maniera definitiva. In alcuni casi, il sistema potrebbe richiedere di assegnare le attività associate all'utente che si vuole eliminare ad un altro membro del team, per garantire la continuità operativa.
Tuttavia, è importante notare che un utente potrebbe non essere eliminabile se collegato a un processo o configurazioni essenziali ancora attivi. In questi casi, sarà prima necessario gestire o risolvere queste dipendenze per procedere con l'eliminazione.
Sicurezza
L'accesso alla schermata di gestione degli utenti è riservato esclusivamente agli utenti con il permesso 'Gestione degli utenti' abilitato.
Per garantire la massima sicurezza e protezione dei dati, è fondamentale che ogni utente disponga di un account personale. Assegnare account individuali non solo facilita il monitoraggio e il controllo delle attività svolte all'interno della piattaforma, ma garantisce anche una gestione sicura delle informazioni sensibili.