Alcune comunicazioni richiedono un approccio diverso rispetto alle normali campagne email di marekting. Si tratta di messaggi che hanno carattere informativo, urgente o obbligatorio e che devono raggiungere il maggior numero possibile di destinatari in tempi rapidi.
Rientrano in questa categoria, ad esempio:
- notifiche relative a incidenti di sicurezza (data breach)
- richiami di prodotto
- modifiche contrattuali rilevanti
- notifiche sulla salute o sulla sicurezza
- altre comunicazioni di interesse essenziale per i destinatari
Poiché questi invii possono coinvolgere destinatari che normalmente non ricevono le comunicazioni marketing e generare metriche diverse, e a volte peggiori, rispetto alle campagne ordinarie, è importante pianificarli con attenzione per limitare possibili impatti sulla deliverability e sulla reputazione del mittente.
In questa guida trovi le principali raccomandazioni per preparare e gestire correttamente questo tipo di comunicazioni con magnews.
Prima dell'invio
Verifica gli aspetti normativi
Con il supporto del tuo team Legale o DPO:
- verifica che la comunicazione sia effettivamente necessaria o obbligatoria;
- definisci contenuti e tempistiche di invio;
- individua eventuali requisiti normativi da rispettare.
Coinvolgi il Team Deliverability di magnews
Condividi con il Team di magnews:
- il motivo dell'invio;
- il volume previsto di destinatari;
- le tempistiche richieste;
- eventuali urgenze o vincoli normativi.
Questo consentirà di valutare la strategia di invio più appropriata e ridurre i rischi per la deliverability.
Best practice per il mittente
Utilizza un indirizzo email mittente dedicato alla notifiche
Se normalmente utilizzi un indirizzo email mittente dedicato alle comunicazioni marketing, valuta l'utilizzo di un alias specifico per le notifiche.
Esempio
- Marketing: marketing@example.com
- Notifiche: notifiche@example.com
In questo modo i destinatari riconosceranno immediatamente la natura della comunicazione.
Mantieni il dominio mittente solito
- Utilizza sempre il dominio mittente solitamente usato che più rispecchia la tua azienda e brand.
- Evita di creare nuovi domini o domini simili esclusivamente per questo tipo di invio, poiché potrebbero ridurre la fiducia dei destinatari e dei provider di posta.
Best practice per il contenuto
La comunicazione dovrebbe:
- avere finalità esclusivamente informative;
- essere chiara, sintetica e facilmente comprensibile;
- evidenziare subito l'importanza del messaggio;
- contenere solo i link strettamente necessari;
- indicare chiaramente eventuali azioni richieste al destinatario;
- Evitare contenuti promozionali, quindi non inserire:
- offerte commerciali;
- sconti;
- contenuti marketing;
- call to action promozionali
Identifica chiaramente il mittente
Il nome mittente dovrebbe permettere al destinatario di riconoscere immediatamente l'organizzazione.
Esempio
Mittente:
- Azienda XYZ Notifiche
Oggetto:
- Comunicazione importante
- Notifica relativa al tuo account
- Aggiornamento importante sulla sicurezza del tuo account
Come selezionare i destinatari
Quando possibile, includi i destinatari seguendo questo ordine di priorità:
- utenti direttamente coinvolti dalla comunicazione;
- utenti attivi;
- utenti iscritti;
- utenti precedentemente disiscritti, se la natura della comunicazione lo giustifica;
- utenti con precedenti bounce soft.
Gli indirizzi classificati come hard bounce permanenti devono essere esclusi dall'invio, salvo eccezione sia richiesto per questioni legali di contattare anche questi.
Durante l'invio
Per massimizzare le probabilità di recapito:
- evita di inviare contemporaneamente campagne marketing sullo stesso target;
- valuta, insieme al Team magnews, un invio progressivo anziché un invio massivo immediato;
- monitora attentamente bounce, reclami e tassi di recapito durante tutta la fase di invio.
Quando contattare il Team Deliverability di magnews
Contatta preventivamente il team Deliverability se:
- devi raggiungere un numero di destinatari significativamente superiore ai tuoi volumi abituali;
- devi includere utenti normalmente esclusi dalle comunicazioni marketing;
- la comunicazione è particolarmente urgente;
- si tratta di una notifica relativa a sicurezza, privacy o obblighi normativi.
Un coinvolgimento anticipato consente di individuare la strategia di invio più efficace e ridurre i rischi per la reputazione e la deliverability.
Il Team Deliverability potrebbe anche valutare di contattare preventivamente i postmaster dei principali Mailbox Provider per notificare preventivamente il tuo invio obbligatorio.