Microsoft ha introdotto nuovi requisiti per chi invia molte email verso caselle Outlook, Hotmail e Live. I requisiti riguardano soprattutto l'autenticazione del dominio mittente e la qualità delle liste contatti. Adeguarli ti aiuta a proteggere il dominio, migliorare la reputazione di invio e ridurre il rischio che le email vengano classificate come spam o bloccate.
Dal 5 maggio 2025, i mittenti che inviano più di 5.000 email in un giorno verso contatti Outlook, Hotmail e Live devono rispettare requisiti specifici. Se hai già adeguato i tuoi domini ai requisiti introdotti da Google e Yahoo nel 2024, in genere non devi fare configurazioni aggiuntive. Continua però a monitorare le impostazioni di Brand Protection e a seguire le best practice di email deliverability.
A chi si applicano i requisiti
I requisiti si applicano ai mittenti bulk, cioè a chi invia più di 5.000 email in un giorno verso contatti Outlook, Hotmail e Live.
Anche se invii volumi inferiori, queste indicazioni restano buone pratiche da seguire. Una corretta autenticazione del dominio e una lista contatti pulita aiutano a migliorare la deliverability e la reputazione del mittente.
Requisiti di autenticazione email
Microsoft richiede che le email siano autenticate con SPF, DKIM e DMARC.
Questi protocolli permettono ai Mailbox Provider di verificare che il mittente sia autorizzato a inviare email per quel dominio e che il messaggio non sia alterato durante il percorso.
SPF
SPF, cioè Sender Policy Framework, verifica che i server usati per inviare le email siano autorizzati dal dominio mittente tecnico.
Il dominio mittente tecnico è il dominio su cui viene configurato il record SPF e su cui i Provider di Posta eseguono il controllo SPF. Può essere indicato anche come Return-Path, Envelope Sender o MailFrom.
Questo dominio è importante anche per la gestione dei bounce: i Provider di Posta inviano le notifiche di mancata consegna all’indirizzo Return-Path, che magnews elabora, classifica e mostra nel tuo account.
In magnews, il dominio mittente tecnico è gestito da magnews ed è un sottodominio di magnews.net, ma puoi personalizzarlo configurando un dominio mittente tecnico allineato al tuo dominio mittente.
DKIM
DKIM, cioè DomainKeys Identified Mail, aggiunge una firma digitale alle email inviate.
La firma DKIM permette di verificare che l’email provenga dal dominio indicato e che il contenuto non sia stato modificato prima di arrivare al destinatario.
In magnews, puoi ottenere l’allineamento DKIM configurando il DKIM per il tuo dominio mittente.
DMARC
DMARC, cioè Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance, protegge il dominio mittente da spoofing, phishing e altri usi non autorizzati.
Per rispettare i requisiti Microsoft:
- Il dominio mittente deve avere un record DMARC valido.
- La policy DMARC deve essere impostata almeno su p=none.
- Deve essere soddisfatto l’allineamento DMARC tramite DKIM, SPF o entrambi.
Allineamento DMARC
L’allineamento DMARC serve a dimostrare che il dominio visibile al destinatario è coerente con i domini usati per autenticare l’email.
Allineamento DKIM
L’allineamento DKIM è soddisfatto quando il dominio mittente corrisponde al dominio certificato dalla firma DKIM.
In magnews, ottieni questo allineamento configurando il DKIM per il dominio mittente.
Allineamento SPF
L’allineamento SPF è soddisfatto quando il dominio mittente è allineato al dominio mittente tecnico.
Il dominio mittente tecnico può coincidere con il dominio mittente oppure essere un suo sottodominio.
In magnews, ottieni questo allineamento personalizzando il dominio mittente tecnico.
Requisiti per riconoscibilità e liste contatti pulite
Oltre all’autenticazione email, Microsoft richiede pratiche di invio trasparenti e liste contatti curate.
Usa mittente e Reply-To validi
L’indirizzo email impostato come Email mittente e/o Email Reply-To deve essere reale, esistente e in grado di ricevere risposte.
Evita indirizzi non presidiati o non funzionanti, perché possono ridurre la fiducia nel mittente e peggiorare l’esperienza dei destinatari.
Inserisci un link di disiscrizione chiaro
Ogni comunicazione deve offrire ai contatti un modo chiaro e funzionante per disiscriversi dalle email che non vogliono più ricevere.
Il link di disiscrizione deve essere visibile e deve portare a una procedura corretta.
Mantieni pulite le liste
Rimuovi regolarmente:
- Contatti inattivi
- Indirizzi email non validi
- Contatti che generano bounce ricorrenti
- Contatti che non hanno più interesse a ricevere le comunicazioni
Una lista pulita riduce bounce, segnalazioni spam e problemi di reputazione.
Invia solo a contatti che hanno dato il consenso
Invia email solo a contatti che hanno dato il consenso e che si aspettano di ricevere le tue comunicazioni.
Usa oggetti e contenuti coerenti, sinceri e rilevanti rispetto al consenso raccolto e alla relazione con il contatto.
Cosa succede se non rispetti i requisiti
Se le email non rispettano i requisiti Microsoft, possono essere classificate come spam oppure non consegnate.
Quando il problema riguarda l’autenticazione email, Microsoft può bloccare il messaggio con questo errore:
550; 5.7.515 Access denied, sending domain [SendingDomain] does not meet the required authentication level.
In magnews, le email non consegnate per questo motivo sono registrate come Soft Block Bounce. Puoi analizzarle nel report Analisi Bounce disponibile per le comunicazioni inviate.
Cosa controllare in magnews
Per ridurre il rischio di blocchi verso Outlook, Hotmail e Live, verifica questi elementi.
- Imposta indirizzi email reali e funzionanti come Email mittente e Email Reply-To.
- Configura il DKIM per il dominio mittente
- Configura il DMARC per il dominio mittente con policy almeno p=none
- Verifica l’allineamento DKIM del dominio mittente configurando il DKIM
- Verifica l’allineamento SPF personalizzando il dominio mittente tecnico
- Controlla regolarmente lo stato di DKIM, DMARC e dominio mittente tecnico
- Usa il controllo deliverability prima dell’invio delle comunicazioni email
- Mantieni pulite le liste e gestisci i bounce
- Segui le best practice di email deliverability