Oltre agli strumenti per garantire tassi di consegna elevati, è indispensabile che sia implementata una corretta gestione dei contatti che non desiderano o non possono più ricevere le tue comunicazioni.
A tal fine, in magnews è disponibile una Gestione di Blacklist e Greylist.
Blacklist e Greylist sono elenchi di recapiti (email e/o cellulare) bloccati in maniera definitiva (Blacklist) o temporanea (Greylist) dopo tentativi di invio di messaggi che hanno registrato bounce.
Quando un recapito è inserito in Greylist, ci rimane per un determinato numero di giorni, dopo i quali è di nuovo disponibile per l'invio.
Se un recapito registra un'apertura, un click o una conversione il sistema provvede ad azzerare il suo storico di bounce e a rimuoverlo in automatico dalla Greylist.
La gestione di Blacklist e Greylist si può attivare in base alla tipologia di bounce.
Fai attenzione alla differenza tra contatto e recapito:
- Un contatto è un'entità di database alla quale possono essere associati canali di spedizione (indirizzo email e/o numero di cellulare).
- Un recapito, invece, è un canale di comunicazione (email o numero di telefono) con il contatto.
Le tipologie di bounce possibili sulla piattaforma sono:
- Hard bounce
- Soft User Bounce
- Soft Block Bounce
- Soft Technical Bounce
- Altri Soft Bounce
Gestione Blacklist
Per accedere alla Blacklist, segui il percorso:
Profile Studio > Blacklist
Quindi seleziona i recapiti da visualizzare, Email o SMS
In tabella sono mostrati:
- Recapito: l'elenco dei recapiti presenti in Blacklist, convertiti in formato hash;
- Motivo: il motivo per il quale ogni recapito è stato aggiunto in Blacklist;
- Data di inserimento: la data in cui ogni recapito è stato aggiunto in Blacklist.
La procedura di conversione in hash è applicata sia alle operazioni effettuate dall'utente in magnews, sia a quelle eseguite da Scripting API.
Aggiornamento dei contatti in Blacklist
I recapiti sono aggiunti automaticamente alla Blacklist, in base alle regole definite nella configurazione.
È comunque possibile aggiungere un recapito manualmente, cliccando sul tasto Aggiungi recapito
Inserisci il recapito compilando i campi:
- Recapito: email o numero di cellulare da inserire
- Nota: registra il motivo per il quale hai aggiunto questo recapito
Una volta terminato, clicca sul pulsante Aggiungi in alto a destra per completare l'operazione.
Oltre che l'aggiunta di un singolo recapito, puoi importare nella Blacklist un'intera lista di contatti.
Per farlo è sufficiente cliccare sul bottone Importa da file.
Accedi in questo modo alla pagina in cui importare il file contenente la lista dei recapiti da aggiungere:
Nel file deve essere presente un'unica colonna contenente i recapiti da inserire/rimuovere dalla Blacklist.
- File: seleziona il file contenente la lista dei contatti da aggiungere (o trascinalo direttamente nel campo). Puoi caricarlo anche da uno spazio FTP o utilizzando l'area di scambio file.
- Codifica: scegli il tipo di codifica del tuo file, UTF-8 o Windows 1252;
- Separatore di linea: scegli un valore tra MS Windows e Unix;
- Qualificatore di testo: scegli quale carattere contraddistingue le parti testuali nel file;
- Tipo di operazione: i contatti possono essere importati nella Blacklist, ma selezionando l'opzione Sblocca i recapiti potrai effettuare l'operazione opposta, e cioè la rimozione dei recapiti dalla Blacklist;
- Se il recapito è già in Blacklist: nel caso in cui un recapito fosse già presente in Blacklist, puoi selezionare se sovrascriverlo o semplicemente ignorarlo.
- Formato dei dati: seleziona l'opzione In chiaro se i recapiti che vuoi importare sono in chiaro. Se i recapiti sono già stati convertiti in formato hash SHA1, allora seleziona l'opzione Formato SHA1.
Terminata la configurazione, clicca sul pulsante Importa in alto a destra per completare il processo di importazione.
I nuovi recapiti saranno convertiti in formato hash ed aggiunti alla lista di quelli già presenti.
Esportazione dei recapiti dalla Blacklist
I recapiti presenti nella Blacklist possono essere esportati mediante una semplice procedura, tuttavia i recapiti (email o numeri di cellulare) saranno in forma di hash e non in chiaro.
Per procedere, dall'elenco delle azioni massive disponibili in fondo all'elenco dei recapiti, seleziona l'azione Esporta su file di testo o Esporta su file di Excel.
Clicca sul pulsante OK e procedi con la configurazione del tracciato del file che desideri esportare:
Clicca sul pulsante Inizio in alto a destra e, al termine dell'operazione di esportazione, ti sarà proposta una pagina in cui scaricare, cliccando sul pulsante Download file, il file generato secondo le tue preferenze.
Selezione di contatti con recapito in Blacklist
È possibile sapere se il recapito associato ad un contatto è stato inserito in Blacklist.
Spostati nell'elenco dei contatti di uno specifico database o nel database globale e applica un filtro di tipo:
Impostazioni > Preferenze > Email > Recapito bloccato > Inserito in Blacklist
alla lista dei contatti iscritti, sospesi, non confermati o disiscritti
Dopo aver cliccato su Applica saranno filtrati tutti i contatti il cui recapito è stato inserito in Blacklist.
Gestione Greylist
Oltre ai recapiti iscritti in Blacklist, dal menu contestuale puoi visualizzare anche i recapiti iscritti in Greylist.
Per visualizzarli, clicca sulla voce Recapiti email in Greylist
Sarai reindirizzato ad una pagina contenente l'elenco dei recapiti in Greylist
La gestione è completamente automatizzata e non è possibile inserire recapiti manualmente.
Visualizzazione di tutti i recapiti
Se dal menu contestuale selezioni la voce Tutti i recapiti
saranno visualizzati tutti i recapiti che sono al momento presenti o sono stati ospitati in precedenza in Blacklist o Greylist
Anche se un recapito è stato rimosso dalla Blacklist, resterà comunque sempre memorizzato in questa pagina per mantenere uno storico.
Se il recapito è presente in Blacklist o in Greylist, nelle colonne Motivo di Blacklist e Motivo di Greylist puoi conoscere anche i motivi per i quali è stato aggiunto all'una o all'altra lista.
Nella colonna Info, invece, sono riportate le informazioni visuali sullo stato attuale del contatto:
- Verde: il recapito non è al momento in Blacklist né in Greylist, ma lo è stato in precedenza; il contatto a cui fa riferimento potrebbe essere stato rimosso dal database di origine;
- Giallo: il recapito è in Greylist;
- Rosso: il recapito è in Blacklist.
Configurazione della Blacklist
La configurazione dei parametri mediante i quali un recapito viene iscritto in Blacklist è disponibile nella sezione Configurazione..., che può essere raggiunta dal menu principale
La configurazione è organizzata in tre sezioni:
- Gestione dei contatti
- Criteri di inserimento
- Personalizzazione criteri
Gestione dei contatti
Al momento della preparazione di una spedizione, il sistema verifica se il recapito del contatto è presente in Blacklist. Se è così, il contatto non riceverà nessun messaggio.
Inoltre, al momento della spedizione, magnews aggiornerà il suo stato secondo una delle opzioni elencate:
- Disiscrivere i contatti il cui recapito è in Blacklist: lo stato del contatto sarà cambiato da iscritto a disiscritto e il contatto non farà più parte del target di spedizione;
- Sospendere i contatti il cui recapito è in Blacklist: lo stato del contatto sarà cambiato da iscritto a sospeso e il contatto non farà più parte del target di spedizione;
- Non modificare lo stato dei contatti che hanno il loro recapito in Blacklist: i messaggi non saranno spediti, ma non ci sarà nessuna modifica allo stato dei contatti.
Attenzione: dopo un certo numero di spedizioni, potresti constatare una considerevole differenza tra i messaggi gestiti per le spedizioni e quelli effettivamente inviati.
Criteri di inserimento
In questa sezione sono gestite le regole in base alle quali un recapito viene aggiunto a Blacklist o Greylist.
-
Segnalazioni Spam: sono registrate quando i contatti contrassegnano i messaggi come indesiderati.
Questa opzione è sempre attiva in quanto è necessario gestire le segnalazioni bloccando l'invio di ulteriori messaggi indesiderati ai destinatari; - Hard Bounce: il recapito viene inserito in Blacklist se si verifica un errore definitivo. Si consiglia di lasciare questa opzione sempre attiva in quanto, qualora si continuasse per lungo tempo a spedire a recapiti inesistenti, la propria reputazione presso i provider potrebbe essere compromessa, con importanti inconvenienti in termini di deliverability;
- Soft User Bounce: è un errore temporaneo dovuto ad un problema quale una casella email piena o abbandonata. Anche in questo caso, si consiglia di lasciare questa opzione sempre attiva;
- Soft Block Bounce: è un errore temporaneo dovuto ad un problema riguardante la reputazione del mittente o il contenuto del messaggio;
- Soft Technical Bounce: è un errore temporaneo dovuto a un problema riguardante il server di destinazione;
- Altri Soft Bounce: si riferisce a tutti gli errori di carattere generico, per i quali non sono stati registrati ulteriori dettagli.
Personalizzazione dei criteri
In questa sezione è possibile personalizzare i criteri specifici in base ai quali un recapito viene inserito in Greylist o Blacklist.
Per applicare i criteri personalizzati attivare l'opzione Usare criteri personalizzati, che farà comparire le opzioni di personalizzazione per:
- Hard bounce
- Soft User Bounce
- Soft Block Bounce
- Soft Technical Bounce
- Altri Soft Bounce
In questa sezione vanno configurati:
- Sequenza in giorni per inserimento in Greylist: l'inserimento in Greylist segue la sequenza indicata nel campo; i valori indicati devono essere separati da virgola e senza spazi. Con la configurazione di default 7,28 al primo bounce il contatto è sospeso per 7 giorni, mentre al secondo è sospeso per 28. L'ultimo numero è quello utilizzato anche per i tentativi di consegna successivi;
- Inserire in Blacklist dopo il seguente numero di tentativi: se il valore impostato è uguale ad 1, il recapito sarà automaticamente inserito in Blacklist dopo il primo bounce. Se viene impostato un valore uguale a 2, il recapito sarà inserito in Blacklist dopo il secondo bounce, e così via.
Procedura di hashing
Al fine di consentire una corretta integrazione con sistemi esterni, si riporta di seguito la procedura di hashing che può essere eseguita sia per recapiti di tipo di email che numero cellulare.
Procedura di hashing su recapiti di tipo email
- Rendi lowercase (minuscoli) tutti i caratteri del recapito;
- Rimuovi gli eventuali spazi all'inizio ed alla fine del recapito;
- Converti il valore in UTF-8;
- Codifica il valore in base all'algoritmo di hashing SHA-1;
- Fornisci la rappresentazione HEX (esadecimale) per il valore restituito.
Procedura di hashing su recapiti di tipo numero di cellulare
- Bonifica i numeri di cellulare in modo che tutti i recapiti siano formattati con prefisso internazionale;
- Rimuovi gli eventuali spazi;
- Utilizza solo i numeri ed il simbolo + (più);
- Converti il valore in UTF-8;
- Codifica il valore in base all'algoritmo di hashing SHA-1;
- Fornisci la rappresentazione HEX (esadecimale) per il valore restituito.