Come configurare un'attività pianificata di esportazione tabella dati

Scopri i passaggi per configurare un'attività pianificata per esportare automaticamente i dati di una tabella dati.

Questa attività è pensata per automatizzare l’esportazione dei dati verso sistemi esterni o per alimentare processi interni. Usala quando, ad esempio:

• devi sincronizzare i dati con un CRM, un data warehouse o strumenti di BI
• devi generare file periodici per partner o fornitori
• vuoi esportare solo i dati nuovi o aggiornati, evitando di esportare ogni volta l’intera tabella

La configurazione è flessibile: puoi filtrare i dati, trasformarli e definire formato e destinazione del file in base alle tue esigenze.

Creazione

Vai nel menu Impostazioni > Attività pianificate per vedere l'elenco delle Attività pianificate, che al primo accesso sarà vuoto.

Clicca sul pulsante in alto a destra Nuova attività pianificata e definisci:

• Nome attività
• Contesto: Tabelle dati
• Tipo di attività: Esportazione tabella dati

Poi clicca sul pulsante Salva, seleziona la tabella che vuoi esportare e salva nuovamente. 

Dopo aver creato l'attività, verrai indirizzato al primo passaggio della configurazione, “Impostazioni”, dove dovrai impostare le configurazioni generali dell'attività.

Sulla destra, troverai il menu "Attività" che ti guiderà attraverso tutti i passaggi della configurazione:

• Impostazioni
• Filtro sui dati
• Campi da esportare
• Parametri del file
• Destinazione del file

Impostazioni

In questa sezione definisci le impostazioni generali della tua attività. Consulta l'articolo Come creare un'attività pianificata: impostazioni generali per i dettagli.

Nello specifico, per questa tipologia di attività pianificata, seleziona la tabella dati da cui desideri esportare in automatico i dati.

Se hai già un tracciato file esportato da un’altra attività (funzione “Esporta configurazione”), puoi riutilizzarlo con Importa configurazione. Puoi caricare il file tramite drag and drop, FTP del tuo account o sezione Scambio file.

Se, invece, devi configurare da zero l'attività di esportazione dati di una tabella dati, prosegui con la lettura dei seguenti paragrafi di questo articolo.

Filtro sui dati

Se non vuoi esportare tutta la tabella dati, qui puoi applicare dei filtri scrivendo una query per limitare i dati della tabella, lavorando solo sulle righe e non sulle colonne, che configurerai nel prossimo passaggio. 
In questo modo puoi ridurre il volume dei dati esportati e rendere più efficienti le integrazioni a valle, lavorando solo su ciò che ti serve.

Puoi impostare condizioni semplici o combinarle, ad esempio per esportare solo gli ordini con importo sopra una certa soglia o con una data di acquisto successiva a un momento specifico, ed eseguire un test della query con il pulsante Calcola numero di record. 

Tipicamente questa configurazione viene usata con $LAST_EXECUTION per esportazioni incrementali.
Alla prima esecuzione non è valorizzato, quindi esporti tutti i record. Dalle successive viene popolato automaticamente con data e ora dell’ultima esecuzione. Così, puoi filtrare solo i record nuovi o aggiornati e lavorare per delta, evitando di riesportare l’intero dataset.
Questo approccio è utile quando devi integrare magnews con sistemi esterni: esportando solo i delta eviti duplicazioni e riduci tempi e carico di elaborazione.

Campi da esportare

In questa sezione, definisci le informazioni da esportare: le colonne corrispondono ai campi della tabella dati. 
Hai pieno controllo sulla struttura del file: puoi adattarla al formato richiesto dal sistema che riceverà i dati, senza dover intervenire manualmente dopo l’export.

Clicca su Aggiungi colonna per ogni campo che ti interessa inserire nel file.

Per ogni campo puoi:

• Usare l'icona con mano e foglietto per gestire la trasformazione di un campo. 
  Per trasformazione si intende la possibilità di modificare in automatico i valori del file in uscita, per convertirli secondo le tue esigenze. 
  Ad esempio puoi cambiare il formato di una data oppure usare il Mapping di valori: se hai un campo con una lista di interessi (Sport, Moda, Viaggi) ma nel file esportato ti servono codici numerici, puoi mappare ogni valore ad un numero, ad esempio Sport = 1, Moda = 2, Viaggi = 3
• Usare il cestino per rimuovere la colonna
• Definire l'ordine delle colonne modificandone il numero, così da averle ordinate nel file esportato come preferisci (es. la colonna "1" sarà la prima, la colonna "2" sarà la seconda e così via)

Parametri del file

Se hai esigenze particolari, definisci le caratteristiche del file di esportazione, altrimenti puoi andare al passaggio successivo.

Qui definisci il formato finale del file in base ai requisiti del sistema di destinazione o del processo che lo utilizzerà.

• Nome del file: puoi usare i segnaposti, tra cui $OPERATIONNAME, $STARTTIMESTAMP e $OUTPUTFILEEXTENSION
• Formato del file: puoi scegliere tra .csv, .xlsx, file a lunghezza fissa
• Rimuovi gli spazi superflui all'inizio e alla fine dei testi del file
• Inserisci le intestazioni delle colonne nella prima riga

Se hai scelto di esportare un file .csv, dovrai scegliere anche le opzioni:

• Ottimizzato per Excel: se abilitato, aggiunge un'intestazione al file .csv per garantirne la corretta apertura in Microsoft Excel
• Separatore di riga
• Delimitatori
• Qualificatore di testo
• Codifica del testo
• Usa compressione
• Scegli il tipo di compressione: funziona solo se hai abilitato l'opzione "Usa compressione"

Se hai scelto di esportare un file a lunghezza fissa, dovrai scegliere anche le opzioni:

• Lunghezza dei campi
• Carattere di padding
• Separatore di riga
• Codifica del testo
• Usa compressione

Destinazione del file

Puoi integrare l’esportazione direttamente con sistemi esterni, evitando passaggi manuali di download e upload.

Scegli dove salvare il file generato:

• FTP di questo account, se il file deve essere ospitato in magnews.
  In questo caso, seleziona una cartella FTP interna all'account in cui salvare il file
• FTP server remoto, se il file deve essere depositato in un server esterno a magnews.
  In questo caso, seleziona il server remoto e la cartella in esso contenuta in cui salvare il file
• Google Cloud Storage, se il file deve essere depositato su un file server di Google.
  In questo caso,  seleziona il file server di Google e il prefisso per i file elaborati

Esecuzione dell'attività

Una volta impostati tutti i parametri, seleziona il tasto Salva.

Se vuoi lanciare l'esecuzione immediatamente, clicca su Esegui ora: ti chiederemo conferma dell'avvio immediato dell'esecuzione.
Al suo termine, un report dettagliato ti informa sull'esito. Questo ti permette di verificare rapidamente che l’esportazione sia andata a buon fine, soprattutto in task automatizzati.